Koordinasi (softskill manajemen umum)

KOORDINASI

-Kebutuhan akan koordinasi

Menurut James D.Thompson, ada tiga macam saling ketergantungan di antara satuan-satuan organisasi, yaitu:

1.Saling ketergantungan yang menyatu (pooled interdependent), bila satun-satuan    organisasi tidak saling tergantung satu dengan yang lain dalam melaksanakan kegiatan    harian tetapi tergantung kepada pelaksanaan kerja setiap satuan yang memuaskan untuk    suatu hasil akhir.

2.Saling ketergantungan yang berurutan (sequential interdependent), di mana suatu       satuan organisasi harus melakukan pekerjaan terlebih dahulu sebelum satuan yang lain    bekerja.

3.Saling ketergantungan timbale balik (reciporal interdependent) merupakan hubugan    memberi dan menerima antar satuan organisasi.

Masalah-masalah Pencapaian Koordinasi yang Efektif

Peningkatan spesialisasi dan menaikan kebutuhan akan koordinasi. Emapt tipe perbedaan daalam sikap dan cara kerja di antara bermacam-macam individu dan department dalam organisasi yang memepersulit tugas pengkoordinasian bagian-bagian organisasi secara efektif, yaitu:

1.Perbedaan dalam organisasi terhadap tujuan tertentu.

2.Perbedaaan dalam orientasi waktu.

3.Perbedaan dalam orientasi anatar pribadi.

4.Perbedaan formalitas struktur.

(http://misniawati.blogspot.com/2011/12/koordinasi-dalam-manajemen.html)

-Masalah-masalah pencapaian koordinasi yang efektif

Empat tipe perbedaan dalam sikap dan cara kerja di antara bermacam-macam individu dan departemen-departemen dalam organisasi menurut Paul R. Lawrence dan Jay W. Lorch adalah:
Perbedaan dalam orientasi terhadap tujuan tertentu.
Para anggota dari departemen yang berbeda mengembangkan pandangan-pandangan mereka sendiri tentang bagaimana cara mencapai kepentingan organisasi yang baik.
Perbedaan dalam oriantasi waktu
Manajer akan lebih memperhatikan masalah-masalah yang harus dipecahkan segera atau dalam periode waktu pendek. Bagian penelitian dan pengembangan lebih terlibat dengan masalah-masalah jangka panjang.
Perbedaan dalam orientasi antar pribadi.
Kegiatan produksi memerlukan komunikasi dan pembuatan keputusan yang cepat agar prosesnya lancar, sedang bagian penelitian dan pengembangan mungkin dapat lebih santai dan setiap orang dapat mengemukakan pendapat serta berdiskusi satu dengan yang lain.
Perbedaan dalam formalitas struktur.
Setiap tipe satuan dalam organisasi mungkin mempunyai metoda-metoda dan standar-standar yang berbeda untuk mengevaluasi program terhadap tujuan dan untuk balas jasa bagi karyawan.

(http://cahyodwis.wordpress.com/2011/12/10/pengorganisasian-tugas-3/)

-Pendekatan-pendekatan untuk mencapai koordinasi yang efektif

A.Pendekatan Potensi Koordinasi.

Pendekatan koordinasi ini meliputi sistem:

1.Sistem Informasi Vertical.

Adalah suatu sistem di mana informasi dapat di kirimkan ke atas dan kebawah jenjang organisasi. Misalnya penanganan IDT (inpres desa tertinggal) dari menteri dalam negeri sampai ke desa tertinggal dan sebaliknya.

2.Sistem Informasi Lateral.

Sistem ini mengabaikan rantai komando. Hubungan lateral (hubungan ke samping atau sejajar) ini memungkinkan adanya pertukaran informasi yang di butuhkan dapat di pertanggung jawabkan. Misalnya dalam kasus tanah perlu adanya informasi lateral atau badan pertanahan nasional, departemen dalam negeri, departemen kehutanan, dan departemen kehutanan.

3.Sistem Informasi Manajer Penghubung.

Manajer penghubung mempunyai wewenang formal atas semua unit yang terlibat dalam sebuah proyek. Manajer penghubung perlu di laksanakan apabila di perkirakan koordinasi secara efektif tidak berhasil di laksanakan.

B.Pendekatan Struktur.

Pendekatan ini di lakukan apabila perusahaan merasakan adanya iklim yang tidak sehat pada unit-unit karena adanya penunpukan kegiatan pada satu unit. Pendekatan ini di kenal sebagai organisasi matrik. Yaitu mencirikan adanya satuan tugas atau proyek. Satuan tugas ini dapat di bubarkan apabila proyek telah selesai.

(http://www.scribd.com/doc/82913814/KOORDINASI)

-Mekanisme-mekanisme pengkoordinasian dasar

Mekanisme-mekanisme dasar untuk pencapaian koordinasi adalah komponen-komponen vital dalam manajemen yang secara ringkas dapat di uraikan sebagai berikut:

1.Hierarki manajerial. Rantai perintah, aliran informasi dan kerja, wewenang formal,    hubungan tanggung jawab dan akuntabilitas yang jelas dapat menumbuhkan integrasi    bila di rumuskan secara jelas dan tepat serta dilaksanakan dengan pengarahan yang    tepat.

2.Aturan dan prosedur. Aturan-aturan dan prosedur –prosedur adala keputusan-keputusan    manajerial yang di buat untuk menanggani kejadian-kejadian rutin, sehingga dapat juga    menjadi peralatan yang efisisen untuk koordinasi dan pengawasan rutin.

3.Rencana dan penetapan tujuan. Pengembangan rencana dan tujuan dapat di gunakan    untuk pengkoordinasian melaui pengarahan seluruh satuan organisasi terhadap sasaran-   sasaran yang sama.

(http://misniawati.blogspot.com/2011/12/koordinasi-dalam-manajemen.html)

-Meningkatkan koordinasi potensial

Koordinasi ini dapat di tingkatkan melalui dua cara, yaitu:

1.Sistem informasi vertikal.

Adalah peralatan melalui mana data disalurkan melewati tingkatan-tingkatan organisasi. Komunikasi dapat terjadi di dalam atau di luar rantai perintah. Sistem informasi manajemen telah dikembangkan dalam kegiatan-kegiatan seperti pemasaran, keuangan, produksi, dan operasi-operasi internasional untuk meningkatkan informasi yang tersedia bagi perencanaan, koordinasi, dan pengawasan.

2.Hubungan-hubungan lateral (harizontal).

Melalui pemotongan rantai perintah, hubungan-hubungan lateral membiarkan informasi dipertukarkan dan keputusan dibuat pada tingkat hirarki dimana informasi yang dibutuhkan ada.

Beberapa hubungan lateral, yaitu: Kontak langsung antara individu-individu yang dapat meningkatakan efektivitas dan efisiensi kerja. a.Peranan penghubung, yang menangani komunikasi antar departemen sahingga mengurangi panjangnya saluran komunikasi. b.Panitianya dan satuan tugas. Panitnya biasanya diorganisasi secara formal dengan pertemuan yang dijadwalkan teratur. Satuan tugas dibentuk bila dibutuhkan untuk masalahmasalah khusus. c.Pengintegrasian peranan-peranan, yang dilakukan oleh misal manajer produk atau proyek, perlu diciptakan bila suatu produk, jasa atau proyek khusus memerlukan tingkat koordinasi yang tinggi dan perhatian yang terus menerus dari seseorang. d.Peranan penghubung manajerial, yang mempunyai kekuasaan menyetujui perumusan anggaran oleh satuan-satuan yang diintegrasikan dan implementasinya. Ini diperlukan bila posisi pengintegrasian yang dijelaskan pada d di atas tidak secara efektif mengoordinasikan tugas tertentu. e.Organisasi matriks, suatu mekanisme yang sangat baik bagi penanganan dan penyelesaian proyek-proyek yang kompleks.

(http://www.scribd.com/doc/82913814/KOORDINASI)

-Pengurangan kebutuhan akan koordinasi

Bila mekanisme-mekanisme pengkoordinasian dasar tidak mencukupi,koordinasi potensial dapat ditingkatkan dengan penggunaan metoda-metoda di atas.Tetapi kebutuhan akan koordinasi yang sangat besar dapat menybabkan kelebihan beban bahkan memperluas mekanisme-mekanisme pengkoordiansian. Langkahyang paling konstruktif yang dapat diambil dalam menghadapi kasus ini adalahmengurangi kebutuhan akan koordinasi. Ada dua metoda pengurangan kebutuhan koordinasi, yaitu:

1.Penciptaan sumber daya-sumber daya tambahan

Sumber daya-sumber daya tambahan memberikan kelonggaran bagisatuan-satuan kerja. Penambahan tenaga kerja, bahan baku atau waktu, tugasdiperringan dan masalah-masalah yang timbul berkurang.

2.Penciptaan tugas-tugas yang dapat berdiri sendiri

Teknik ini mengurangi kebutuhan koordinasi dengan mengubah karakter satuan-satuan organisasi. Kelompok tugas yang dapat berdiri sendiri diserahi suatutanggung jawab penuh salah satu organisasi operasi (perusahaan).

•

Penentuan Mekanisme Koordinasi yang TepatPertimbangan penting dalam penentuan pendekatan yang paling baik untuk koordinasi adalah menyesuaikan kapasitas organisasi untuk koordinasi dengankebutuhan koordinasi. Berapa banyak informasi yang dibutuhkan organiasi untuk melaksanakan operasi-operasinya? Berapa besar kemampuan pemrosesaninformasi? Bila kebutuhan lebih besar dari kemampuan, organisasi harusmenentukan pilihan : meningkatkan koordinasi potensial atau mengurangikebutuhan. Sebaliknya, terlalu besar kemampuan pemrosesan informasi relatif terhadap kebutuhan ekonomis tidak efisien, karena untuk menciptakan dan

memelihara mekanisme-mekanisme tersebut adalah mahal. Kegagalan untuk mencocokkan kemampuan pemrosesan informasi dengan kebutuhan akanmenyebabkan penurunan prestasi

(http://www.scribd.com/doc/90305315/Makalah-presentasi-kelompok-9)