Perencanaan (softskill manajemen umum)

PERENCANAAN

1.Proses Perencanaan

-Pengertian Perencanaan

      Perencanaan merupakan suatu proses yg tidak pernah berakhir. Perencanaan adalah pemilihan sekumpulan kegiatan dan pengambilan keputusan tentang “apa yang harus dilakukan, kapan, bagaimana, dan oleh siapa”. Perencanaan terjadi pada semua kegiatan. Perencanaan merupakan proses awal dimana manajemen memutuskan tujuan dan cara pencapaiannya. (http://id.wikipedia.org/wiki/Proses_perencanaan)

-Empat tahap dasar peren-canaan

         Tahap 1 : Menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan

. Perencanaan dimulai dengankeputusan-keputusan tentang keinginan atau kebutuhan organisasi atau kelompok kerja.Tanpa rumusan tujuan yang  jelas, organisasi akan menggunakan sumber daya  sumberdayanya secara tidak efektif. 

Tahap 2 : merumuskan keadaan saat ini 

. Pemahaman akan posisi perusahaansekarang dari tujuan yang hendak di capai atau sumber daya-sumber daya yang tersediauntuk pencapaian tujuan adalah sangat penting, karena tujuan dan rencana menyangkutwaktu yang akan datang. Hanya setelah keadaan perusahaan saat ini dianalisa, rencanadapat dirumuskan untuk menggambarkan rencana kegiatan lebih lanjut. Tahap kedua inimemerlukan informasi-terutama keuangan dan data statistik  yang didapat melaluikomunikasi dalam organisasi. 

Tahap 3 : mengidentifikasi segala kemudahan dan hambatan

. Segala kekuatan dankelemahan serta kemudahan dan hambatan perlu diidentifikasikan untuk mengukurkemampuan organisasi dalam mencapai tujuan. Oleh karena itu perlu diketahui faktor-faktor lingkungan intren dan ekstern yang dapat membantu organisasi mencapai tujuannya,atau yang mungkin menimbulkan masalah. Walau pun sulit dilakukan, antisipasi keadaan,masalah, dan kesempatan serta ancaman yang mungkin terjadi di waktu mendatang adalahbagian esensi dari proses perencanaan. 

Tahap 4 : mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaiantujuan

. Tahap terakhir dalam proses perncanaan meliputi pengembangaan berbagai alternatif kegiatan untuk pencapaian tujuan, penilaian alternatif-alternatif tersebut danpemilihan alternatif terbaik (paling memuaskan) diantara berbagai alternatif yang ada.( http://www.scribd.com/doc/46122293/Empat-Tahap-Dasar-an)

-Rencana Operasional

        Perencanaan operasional: kebutuhan apa saja yang harus dilakukan untuk mengimplementasikan perencanaan strategi untuk mencapai tujuan strategi tersebut. Lingkup perencanaan ini lebih sempit dibandingkan dengan perencanaan strategi.
Perencanaan operasional yang khas :
 

1. Perencanaan produksi (Production Plans) : Perencanaan yang berhubungan dengan metode dan teknologi yang dibutuhkan dalam pekerjaan
 

2. Perencanaan keuangan (Financial Plans) : Perencanaan yang berhubungan dengan dana yang dibutuhkan untuk aktivitas operasional
 

3. Perencanaan Fasilitas ( Facilites Plans) : Perencanaan yang berhubungan dengan fasilitas & layaout pekerjaan yang dibutuhkan untuk mendukung tugas.
 

4. Perencanaan pemasaran (Marketing Plans) : Berhubungan dengan keperluan penjualan dan distribusi barang /jasa.
perencanaan sumber daya manusia (Human Resource Plans): berhubungan dengan rekruitmen, penyeleksian dan penempatan orang-orang dalam berbagai pekerjaan.

(http://dandyadventures.blogspot.com/2011/11/rencana-operasional.html)

-Rencana Strategik

            Perencanaan strategis merupakan langkah awal untuk melaksanakan mandat. Perencanaan strategis instansi pemerintah memerlukan integrasi antara keahlian sumberdaya manusia dan sumberdaya lain agar mampu menjawab tuntutan perkembangan lingkungan strategis, nasional dan global.( http://tesisdisertasi.blogspot.com/2010/10/pengertian-perencanaan-strategis.html)

-Faktor waktu dan perencanaan

          Factor waktu dan mempunyai pengaruh sangat besar terhadap perencanaan dalam tiga hal, yaitu:

1. waktu sangat diperlukan untuk meaksanakan perencanaan efektif

2. waktu sering diperlukan untk melanjutkan setiap langkah perencanaan

tanpa informasi lengkap tentang variable-variabel dan alternatif-

alternatif, karena waktu diperlukan untuk mendapatkan data dan

memperhitungkan semua kemungkinan.

3. jumlah waktu yang akan dicakup dalam rencana harus dipertimbangkan.

Faktor waktu lainnya yang mempengaruhi perecanaan adalah seberapa sering rencana-rencana harus ditinjau kembali dan diperbaiki. Ini tergantung pada sumber daya yang tersedia dan derajat ketetapan perencanaan manajemen.

Rencana jangka pendek, menengah dan panjang

Rencana – rencana jangka pendek mencakup berbagai rencana dari satu hari sampai satu tahun; rencana-rencana jangka menengah mempunyai rentangan waktu antara beberapa bulan sampai tiga tahun; dan rencana- rencana jangka panjang mengikuti kegiatan selama dua sampai lima tahun, dengan beberapa rencana yang diproyeksikan dua puluh lima tahun atau lebih dimasa yang akan datang. Perencanaan jangka panjang berkenaan dengan perencanaan strategic. (http://computersaya.blogspot.com/2009/10/faktor-waktu-dan-perencanaan-factor.html)

2.Penetapan Tujuan

    -Misi dan Tujuan Organisasi

            Sebelum organisasi menentukan tujuannya, terlebih dulu menetapkan misi / maksud organisasi. Misi adalah suatu pernyataan umum dan abadi tentang maksud organisasi. Sedangkan Misi organisasi adalah maksud khas (unik) dan mendasar yang membedakan organisasi dari organisasi-organisasi lainnya dan mengidentifikasikan ruang lingkup operasi dalam hal produk dan pasar.
Etzioni mendefinisikan tujuan organisasi sebagai :
1.Suatu pernyataan tentang keadaan yang diinginkan dimana organisasi bermaksud untuk merealisasikan
2.Pernyataan tentang keadaan di waktu yang akan datang di mana organisasi sebagai kolektifitas mencoba untuk menimbulkannya
Unsur penting tujuan ada 2 yaitu :
1.Hasil-Hasil akhir yang diinginkan di waktu mendatang dengan mana
2.Usaha-uasaha / kegiatan-kegiatan sekarang diarahkan
Tujuan dapat berupa tujuan umum / khusus , tujuan akhir / tujuan antara. Tujuan Umum (tujuan strategic) secara operasioanal tidak dapat berfungsi sebelum dijabarkan terlebih dahulu kedalam tujuan-tujuan khusus yang lebih terperinci sesuai dengan jenjang manajemen, sehingga membentuk hirarki tujuan.
Tipe-Tipe Tujuan
Klasifikasi tujuan dari Penow bagi organisasi pada umumnya dibedakan menjadi 5 tujuan menurut “sudut pandangan mereka yang berkepantingan” , yaitu :
1.Tujuan Kemasyarakatan (Societal Goals), berkenaan dengan kelas-kelas organisasi luas yang memenuhi kebutuhan-kebutuhan masyarakat
2.Tujuan Keluaran (Output Goals), berkenaan dengan jenis-jenis keluaran tertentu dalam bentuk fungsi-fungsi konsumen. Contoh : barang- barang konsumen, jasa-jas bisnis
3.Tujuan Sistem (System Goals), cara pelaksanaan fungsi organisasi tidak tergantung pada barang / jasa yang diproduksi / tujuan yang diambil
4.Tujuan Produk (Product Goals) / Tujuan Karakteristik Produk, berbagai karakteristik barang- barang / jasa-jasa produksi
5.Tujuan Turunan (Derived Goals), tujuan digunakan organisasi untuk meletakkan kekuasaanya dalam pencapaian tujuan lain

-Fungsi Tujuan

1.Pedoman Bagi Kegiatan, melalui penggambaran hasil-hasil di waktu yang akan datang. Fungsi tujuan memberikan arah dan pemusatan kegiatan organisasi mengenai apa yang harus dan tidak harus dilakukan
2.Sumber Legitimasi, akan meningkatkan kemampuan organisasi untuk mendapatkan sumber daya dan dukungan dari lingkungan di sekitarnya
3Standar Pelaksanaan, bila tujuan dilaksanakan secara jelas dan dipahami, akan memberikan standar langsung bagi penilaian pelaksanaan kegiatan (prestasi) organisasi
4.Standar Motivasi, berfungsi sebagai motivasi dan identifikasi karyawan yang penting. Dalam kenyataannya, tujuan organisasi sering memberikan insentif bagi para anggota
5.Dasar Rasional Pengorganisasian, tujuan organisasi merupakan suatu dasar perancangan organisasi
Fungsi perumusan strategi organisasi sering juga digunakan istilah “grand strategy”, termasuk diantaranya adalah perumusan visi, misi, tujuan (objective), kebijakan (policy), dan strategi, serta perencanaan tentang bagaimana pengorganisasian (organization planning) seluruh kegiatan dalam menjalankan strategi tersebut. Organization planning memberikan arah kepada setiap awak organisasi, kemana organisasi akan dibawa ke masa yang akan datang.
Ditinjau secara hirarki, fungsi ini berada pada tingkatan tertinggi. prosesnya memerlukan pemahaman yang mendalam serta analisis yang cermat dan cerdas tentang berbagai perkembangan kondisi lingkungan strategik, seperti perkembangan teknologi, ekonomi sosial budaya, politik, bahkan bagi beberapa organisasi diperlukan kajian tentang sejarah masa lalu. Permasalahan yang dihadapi sangat kompleks dan dinamis, sehingga penuh ketidakpastian, namun harus dapat dikenali secara cerdas untuk mengurangi tingkat ketidakpastian tadi. Untuk itu diperlukan personil yang memiliki daya abstraksi kuat, kemampuan yang solid dalam melakukan analisis terhadap perkembangan lingkungan strategik, serta melakukan sintesa terhadap perkembangan iptek. Tujuan utama dari penyelengaraan ini adalah tercapainya tujuan secara efektif.

-Managemen By Objective (MBO)

          Management by Objective ( MBO ) digagas pertama kali oleh Peter F.Drucker yang merupakan profesor, praktisi konsultan manajemen dari Claremont Graduate University atau sekarang dikenal dengan nama Peter F.Drucker and Masatoshi Uto Graduate School of Management.
MBO digagas pada tahun 1954, dengan tujuan agar para perusahaan dapat berjalan baik harus menetapkan sasaran yang jelas dan secara terpadu agar goal atau tujuan dapat tercapai secara efektif.
MBO mendorong setiap tingkatan manajemen berkomitmen untuk partisipasi dalam mencapai rencana yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Dalam pelaksanaan MBO ini harus ada kesepakatan antara karyawan dan pimpinan, agar mereka melaksanakan dan memiliki komitmen yang sama, yaitu :
• Tujuan yang ingin dicapai oleh setiap bagian / bawahan.
• Perencanaan yang akan dilakukan setiap divisi, untuk mendukung tujuan bersama.
• Standard pengukuran keberhasilan pencapaian tujuan.
• Prosedur untuk mengevaluasi keberhsilan pencapaian tujuan.
Untuk mencapai keberhasilan dalam MBO, dibutuhkan partisipasi aktif dari semua pihak internal di perusahaan.
Pimpinan dan karyawan di dalam perusahaan harus memiliki kesepakatan untuk mewujudkan kinerja yang lebih baik, dimana dicapai melalui proses perencanaan dan implementasi, serta melalui pengawasan bersama dan terintegrasi.
Untuk pelaksanaan MBO, maka di butuhkan tahapan-tahapan sebagai berikut :
• Tahap Persiapan, dimana menyiapkan dokumen-dokumen serta data-data yang diperlukan.
• Tahap Penyusunan, dimana menjabarkan tugas pokok dan fungsi-fungsi setiap bagian dalam organisasi, agar seluruhnya terintegrasi mencapai visi dan misi yang dicanangkan oleh perusahaan. Merumuskan keadaan sekarang untuk membantu identifikasi dan antisipasi masalah atau hambatan serta kemudahan-kemudahan.
• Tahap Pelaksanaan, dimana pelaksanaan seluruh kegiatan dan fungsi manajemen secara menyeluruh seperti pengorganisasian, pengarahan, pemberian semangat dan motivasi, koordinasi, integrasi dan sinkronisasi.
• Tahap Pengendalian, Monitor, Evaluasi dan Penyesuaian, dimana bertujuan tercapainya tujuan dan sasaran yang tertuang dalam rencana stratejik ( Renstra ) melalui kegiatan keseluruhan dalam perusahaan.
Penilaian Kinerja diukur dengan : Efesiensi, Efektivitas, Kemanfaatan program dan keberlanjutan program/kegiatan. Evaluasi dilaksanakan terahadap HASIL (OUTCOMES) PROGRAM yang berupa DAMPAK DAN MANFAAT.
Dalam penyusunan rencana, maka langkah-langkah yang harus dilakukan adalah :
• Apa yang akan di kerjakan ? ( What ), tindakan-tindakan apa yang akan dilakukan agar tercapainya sasaran.
• Dimana kegiatan akan dilakukan ? ( Where ), perlu dipertimbangkan tempat pelaksanaan kegiatan yang dapat mendukung kegiatan perencanaan tersebut.
• Kapan waktu yang tepat untuk melaksanakannya ? ( When ), dimana kemampuan untuk mengatur, memilih dan memanfaatkan waktu yang tepat untuk melaksanakan rencana dan eksekusi rencana tersebut.
• Bagaimana, rencana tersebut dilaksanakan ? ( How ), dengan metoda apa pelaksanaan rencana ini akan di eksekusi.
• Siapa yang menjadi sasaran ? ( Who ), menentukan siapa sasaran dan siapa orang yang berkompeten untuk melaksanakan rencana tersebut.
• Mengapa ini dilakukan ? ( Why ), merupakan jawaban dari seluruh pertanyaan What, Where, When, How dan Who. Berusaha melihat, apakah rencana-rencana tersbut apakah memiliki kelemahan.( http://ekonomi.kompasiana.com/manajemen/2010/08/27/management-by-objective-mbo/)

3. Pebuatan Keputusan
     -Tipe-Tipe keputusan

            A. Keputusan Auto Generated
Keputusan semacam ini diambil dengan cepat dan kurang memperthatikan,mepertimbangkan data, informasi, fakta, dan lapangan keputusannya. Keputusan auto generated ini kurang baik, sebab resikonya tinggi. 

B. Keputusan Induced
Keputusan induced diambil berdasarkan scientific managemen atau managemen ilmiah, sehingga keputusan itu logisk, ideal, rasional untuk dilaksanakan dan resikonya relative kecil; cuma proses pengambilan keputusan lebih lambat.

Pengambilan keputusan adalah manajer (pemimpin) baik secara “individual decision maupun group decision” yang mempunyai kewenangan untuk memutuskannya. 
Individual decision, keputusan “hanya” ditetapkan oleh seorang manajer; sedang para bawahan hanya dapat berpartisipasi memberikan saran-saran, pendapat-pendapat, dan informasi saja, tetapi tidak berhak untuk ikut memutuskannya.

Kebaikannya:
1. keputusan dapat diambil secara cepat
2. penanggungjawab keputusan itu jelas
3. biaya pengambilan keputusan relative kecil
4. kecakapan seorang manajer dapat dimanfaatkan 

Keburukannya:
1. keputusan itu kurang baik, sebab kemampuan decision maker terbatas
2. prestise manajer akan berkurang, jika keputusannya ternyata salah
3. realisasi keputusan mengalami kesulitan, sebab para bawahan kurang meresapinya
4. pembinaan bawahan kurang diperhatikan, karena mereka tidak diikutkan dalam menetapkan keputusan, akibatnya kesinambungan pimpinan oganisasi kurang terjamin

Group decision, keputusan itu ditetapkan oleh para anggota grup, baik atas hasil mufakat dan musyawarah, maupun atas voting. Dalam proses pengambilan keputusan anggota grup ikut berperan aktif membicarakan tujuan dari “keputusan, resiko, dan dampak keputusan serta ikut menetapkan keputusan tersebut”.
Kebaikannya:
1. keputusan rewlatif lebih baik, logis, ideal, sebab merupakan hasil pemikiran dari beberapa orang
2. kecenderungan untuk bertibdak otoriter dapat dihindarkan
3. kerjasama relative akan dapat ditingkatkan diantara sesama anggota grup
4. resiko dan dampak negative dari keputusan semakin kecil
5. pembinaan para annggota grup akan lebih baik

Keburukannya:
1. pengambilan keputusan relative lama, bahkan sering bertele-tele
2. biaya pengambilan keputusan relative lebih banyak
3. penanggungjawab keputusan kurang jelas
4. minoritas kadang-kadang terpaksa menyetujui keputusan karena kalah suara
(http://priscaarsani.blogspot.com/2012/01/tipe-tipe-keputusan.html)

-Proses Pembuatan Keputusan

Sebelum dan sesudah melakukan pembelian, seorang konsumen akan melakukan sejumlah proses yang mendasari pengambilan keputusan, yakni:

1.                  Pengenalan masalah (problem recognition). Konsumen akan membeli suatu produk sebagai solusi atas permasalahan yang dihadapinya. Tanpa adanya pengenalan masalah yang muncul, konsumen tidak dapat menentukan produk yang akan dibeli.

2.                  Pencarian informasi (information source). Setelah memahami masalah yang ada, konsumen akan termotivasi untuk mencari informasi untuk menyelesaikan permasalahan yang ada melalui pencarian informasi. Proses pencarian informasi dapat berasal dari dalam memori (internal) dan berdasarkan pengalaman orang lain (eksternal).

3.                  Mengevaluasi alternatif (alternative evaluation). Setelah konsumen mendapat berbagai macam informasi, konsumen akan mengevaluasi alternatif yang ada untuk mengatasi permasalahan yang dihadapinya.

4.                  Keputusan pembelian (purchase decision). Setelah konsumen mengevaluasi beberapa alternatif strategis yang ada, konsumen akan membuat keputusan pembelian. Terkadang waktu yang dibutuhkan antara membuat keputusan pembelian dengan menciptakan pembelian yang aktual tidak sama dikarenakan adanya hal-hal lain yang perlu dipertimbangkan.

5.                  Evaluasi pasca pembelian (post-purchase evaluation) merupakan proses evaluasi yang dilakukan konsumen tidak hanya berakhir pada tahap pembuatan keputusan pembelian. Setelah membeli produk tersebut, konsumen akan melakukan evaluasi apakah produk tersebut sesuai dengan harapannya. Dalam hal ini, terjadi kepuasan dan ketidakpuasan konsumen. Konsumen akan puas jika produk tersebut sesuai dengan harapannya dan selanjutnya akan meningkatkan permintaan akan merek produk tersebut di masa depan. Sebaliknya, konsumen akan merasa tidak puas jika produk tersebut tidak sesuai dengan harapannya dan hal ini akan menurunkan permintaan konsumen di masa depan.

Terdapat 5 faktor internal yang relevan terhadap proses pembuatan keputusan pembelian:

1.                  Motivasi (motivation) merupakan suatu dorongan yang ada dalam dirimanusia untuk mencapai tujuan tertentu.

2.                  Persepsi (perception) merupakan hasil pemaknaan seseorang terhadapstimulus atau kejadian yang diterimanya berdasarkan informasi danpengalamannya terhadap rangsangan tersebut.

3.                  Pembentukan sikap (attitude formation) merupakan penilaian yang ada dalam diri seseorang yang mencerminkan sikap suka/tidak suka seseorang akan suatu hal.

4.                  Integrasi (integration) merupakan kesatuan antara sikap dan tindakan. Integrasi merupakan respon atas sikap yang diambil. Perasaan suka akan mendorong seseorang untuk membeli dan perasaan tidak suka akan membulatkan tekad seseorang untuk tidak membeli produk tersebut

(http://twietwe.blogspot.com/2011/01/proses-pengambilan-keputusan.html)

-Keterlibatan bawahan dalam pembuatan keputusan

          Para manejer akan sulit untuk membuat keputusan tanpa melibatkan bawahan, keterlibatan ini dapat formal, seperti pengunaan kelompok dalam pembuatan keputusan, atau informal, seperti permintaan akan gagasan.

1. Pembuatan Keputusan Kelompok

Banyak manajer merasa bahwa keputusan yang dibuat secara kelompok, seperti panitia lebih efektif karena mereka memaksimumkan pengetahuan lain. Berbagai kebaikan dan kelemahan pembuatan keputusan secara kelompok

Kebaikan

Kelemahan

1.                  Dalam pengembangan tujuan, kelompok memberikan jumlah pengetahhuan yang lebih besar. 2.                  Dalam pengembangan alterna-tif, usaha individual para anggota kelompok dapat memungkinkan pencarian lebih luas dalam berbagai bidang fungsional organisasi. 3.                  Dalam penilaian alternatif, kelompok mempunyai kerangka pandangan yang lebih lebar. 4.                  Dalam pemilihan alternatif kelompok lebih dapat meneri-ma risiko disbanding pembuat keputusan individual. 5.                  Karena berpartisipasi dalam proses pembuatan keputusan, para anggota kelompok secara individudal lebih termotivasi untuk melaksanakan keputus-an.

1. Implementasi suatu keputusan apakah dibuat oleh kelompok atau tidak, haru diselesaikan oleh para manejersecara individual. Karena kelompok tidak diberikan tanggung jawab, keputusan kelompok dapat menghasilkan situasi dimana tidak seorangpun merasa bertanggung jawab dan saling melempar tanggung jawab. Berdasarkan pertimbangan nilai dari waktu sebagai salah satu sumber daya organisasi, keputusan kelompok sangant memakan biaya. Pembuatan keputusan kelompok adalah tidak efesien bila keputusan harus dibuat dengan cepat. 4.                  Keputusan kelompok, dalam berbagai kasus, dapat merupakan hasil kompromi atau bukan sepenuhnya keputusan kelompok. 5. Bila atasan terlilbat, atau salah satu anggota mempunyai kepribadian yang dominan, keputusan yang dibuat kelompok dalam kenyataannya bukan keputusan kelompok.

         

(http://www.smakmoer.com/content/view/414/208/)