Manajemen Umum (softskill)

1.    Pengertian Manajemen

Kata manajemen di ambil dari kata bahasa inggris yaitu “manage” yang berarti mengurus, mengelola, mengendalikan, mengusahakan, memimpin. (sumber : Dasar-Dasar Manajemen, Drs.Sukarna)

-Difinisi Manajemen

Secara universal manajemen adalah penggunaan sumberdaya organisasi utk mencapai sasaran dan kinerja yg tinggi dalam berbagai tipe organisasi profit maupun non profit. (sumber : blog.re.or.id › Manajemen)

-Manajemen sebagai ilmu dan seni

Manajemen merupakan suatu ilmu dan seni, mengapa disebut demikian sebab antara keduanya tidak bias dipisahkan. Manajemen sebagai suatu seni, disini memandang bahwa di dalam mencapai suatu tujuan diperlukan kerja sama dengan orang lain, nah bagaimana cara memerintahkan pada orang lain agar mau bekerja sama. Pada hakekatnya kegiatan manusia pada umumnya adalah managing(mengatur) untuk mengatur disini diperlukan suatu seni, bagaimana orang lain memerlukan untuk mencapai tujuan bersama.(sumber : Pengantar Manajemen, Sri Wiludjeng SP)

2.Manajemen dan Manajer

Manajemen diperlukan untuk dapat mengatur aktivitas dalam suatu organisasi agar efektif dan efisien. Untuk itu diperlukan seorang manajer yang dalam pekerjaannya diharuskan memiliki keahlian manajerial (managerial skill) dan menjalankan peran-perannya dalam organisasi.(sumber : Pengantar Manajemen, Sri Wiludjeng SP)

-Tingkatan Manajemen

Dalam organisasi, ada 3 tingkat atau level manager, yaitu :

1.) Manajemen Puncak(Top Management) yang merupakan level tertinggi dalam manajemen di suatu perusahaan. Orang yang ada dalam posisi top management disebut top manager yang bertanggung jawab terhadap perusahaan secara keseluruhan.

2.) Manajemen Menengah (Middle or Administrative Management), Middle manager bertanggung jawab terhadap pekerjaan dari suatu departemen atau divisi. Tugas mereka adalah melaksanakan tujuan, strategi, dan kebijakan yang telah ditetapkan oleh manajer puncak serta mengkoordinasikan dan mengarahkan aktivitas manager lini pertama dan juga karyawan operasional.

3.)Manajemen Lini Pertama(Lower or First level Supervisory Management). Manajer lini pertama mengawasi karyawan secara langsung.(sumber: Pengantar Manajemen, Sri Wiludjeng SP)

-Fungsi-fungsi Manajemen

Planning
Berbagai batasan tentang planning dari yang sangat sederhana sampai dengan yang sangat rumit. Misalnya yang sederhana saja merumuskan bahwa perencanaan adalah penentuan serangkaian tindakan untuk mencapai suatu hasil yang diinginkan. Pembatasan yang terakhir merumuskan perencaan merupakan penetapan jawaban kepada enam pertanyaan berikut :

1.Tindakan apa yang harus dikerjakan ?
2.Apakah sebabnya tindakan itu harus dikerjakan ?
3.Di manakah tindakan itu harus dikerjakan ?
4.kapankah tindakan itu harus dikerjakan ?
5.Siapakah yang akan mengerjakan tindakan itu ?
6.Bagaimanakah caranya melaksanakan tindakan itu ?

Menurut Stoner Planning adalah proses menetapkan sasaran dan tindakan yang perlu untuk mencapai sasaran tadi.
Organizing

Organizing (organisasi) adalah dua orang atau lebih yang bekerja sama dalam cara yang terstruktur untuk mencapai sasaran spesifik atau sejumlah sasaran.[6]
Leading
Pekerjaan leading meliputi lima kegiatan yaitu :

*
Mengambil keputusan
*
Mengadakan komunikasi agar ada saling pengertian antara manajer dan bawahan.
*
Memeberi semangat, inspirasi, dan dorongan kepada bawahan supaya mereka bertindak.
Memeilih orang-orang yang menjadi anggota kelompoknya, serta memperbaiki pengetahuan dan sikap-sikap bawahan agar mereka terampil dalam usaha mencapai tujuan yang ditetapkan.

Directing/Commanding

Directing atau Commanding adalah fungsi manajemen yang berhubungan dengan usaha memberi bimbingan, saran, perintah-perintah atau instruksi kepada bawahan dalam melaksanakan tugas masing-masing, agar tugas dapat dilaksanakan dengan baik dan benar-benar tertuju pada tujuan yang telah ditetapkan semula.

Motivating

Motivating atau pemotivasian kegiatan merupakan salah satu fungsi manajemen berupa pemberian inspirasi, semangat dan dorongan kepada bawahan, agar bawahan melakukan kegiatan secara suka rela sesuai apa yang diinginkan oleh atasan.

Coordinating

Coordinating atau pengkoordinasian merupakan salah satu fungsi manajemen untuk melakukan berbagai kegiatan agar tidak terjadi kekacauan, percekcokan, kekosongan kegiatan, dengan jalan menghubungkan, menyatukan dan menyelaraskan pekerjaan bawahan sehingga terdapat kerja sama yang terarahdalam upaya mencapai tujuan organisasi.

Controlling

Controlling atau pengawasan, sering juga disebut pengendalian adalah salah satu fungsi manajemen yang berupa mengadakan penilaian, bila perlu mengadakan koreksi sehingga apa yang dilakukan bawahan dapat diarahkan ke jalan yang benar dengan maksud dengan tujuan yang telah digariskan semula.

Reporting

Adalah salah satu fungsi manajemen berupa penyampaian perkembangan atau hasil kegiatan atau pemberian keterangan mengenai segala hal yang bertalian dengan tugas dan fungsi-fungsi kepada pejabat yang lebih tinggi.

Staffing

Staffing merupakan salah satu fungsi manajemen berupa penyusunan personalia pada suatu organisasi sejak dari merekrut tenaga kerja, pengembangannya sampai dengan usaha agar setiap tenaga memberi daya guna maksimal kepada organisasi.

Forecasting

Forecasting adalah meramalkan, memproyrksikan, atau mengadakan taksiran terhadap berbagai kemungkinan yang akan terjadi sebelum suatu rancana yang lebih pasti dapat dilakukan (sumber : http://satya89.wordpress.com/2009/05/12/fungsi-fungsi-manajemen-management-functions/)

-Keterampilan-keterampilan Manajerial

Apa yang dimaksud dengan keterampilan manajerial itu? Menurut Bigelow (1998), sebenarnya tidak banyak teks yang mendefinisikan apa yang dimaksud dengan keterampilan manajerial. Banyak teks yang lebih menekankan kepada proses pembelajaran untuk meningkatkan keterampilan daripada mendefinisikan secara spesifik keterampilan manajerial. Namun berdasarkan kompilasi beberapa teks, keterampilan manajerial berkaitan dengan teori, teknik, dan pedoman perilaku, yang bila diaplikasikan secara tepat akan meningkatkan performa keberhasilan seorang manager. Sekarang, mari kita telaah lebih lanjut ranah properti keterampilan ini.

A. Keterampilan Teknis

Keterampilan ini meliputi pemahaman dan kompetensi dalam aktivitas yang spesifik, khususnya yang berkaitan dengan suatu metode, proses, prosedur tertentu yang bersifat teknis. Ia melibatkan pengetahuan dan kemampuan analitis yang khusus dan mempunyai tahapan pemecahan masalah (troubleshooting) yang relative baku/standar. Dalam terminologi pelatihan, maka pelatihan yang berkaitan dengan pekerjaan (vocational dan on the job training) besar manfaatnya dalam rangka mengembangkan keterampilan ini.

B. Keterampilan Inter-personal

Ini berhubungan dengan kemampuan untuk bekerja dengan, memahami dan memotivasi orang lain, memahami sudut pandang dan perilaku atasan, rekan sejawat, dan bawahan terhadap suatu masalah dan memposisikan dirinya secara proporsional. Seseorang yang mempunyai kemampuan ini kiranya cukup sensitive terhadap keinginan dan motivasi orang lain dalam kelompoknya sehingga dia dapat memperkirakan tindakan apa yang perlu dan hasil yang yang diharapkan.

Keterampilan ini bisa juga diklasifikasikan dalam (a) kepemimpinan dalam kelompok sendiri (intra-group skill), dan (b) keterampilan dalam mengelola hubungan antar kelompok (inter-group skill).Dalam ranah tingkat manajemen, intra-group skill mempunyai peran dominan pada kelompok manajer dasar (first line management) dan menengah (middle management), maka inter-group skill sangat dirasakan penting peranannya pada manajer tingkat atas (higher level/top management).

Untuk menguasai keterampilan ini, seorang manajer harus dapat mengembangkan sendiri persepsi pribadinya terhadap aktivitas orang lain sehingga ia dapat:

· mengenali perasaan dan sentimen dalam situasi tertentu;

· mempunyai sikap terhadap pengalamannnya sendiri dan berusaha untuk belajar dari pengalaman itu;

· mengembangkan kemampuan untuk memahami apa yang ingin disampaikan seseorang melalui tindakan dan kata-kata mereka;

· mengembangkan kemampuan untuk mengkomunikasikan ide dan sikapnya kepada orang lain secara tepat.

Pelatihan yang bersifat spontan dan dipandu oleh seorang pelatih yang berpengalaman dapat memberikan nuansa positif bagi pengenalan dan pengembangan keterampilan ini.

C. Keterampilan Konseptual

Keterampilan ini melibatkan kemampuan untuk melihat suatu perusahaan/organisasi secara utuh, mengenali cara kerja dan ketergantungan bermacam-macam fungsi yang ada, dan lebih jauh lagi untuk memahami hubungan antara perusahaan/organisasinya dan industri, masyarakat, dan situasi ekonomi dan sosial secara umum.

Pada dasarnya keterampilan ini lebih banyak melibatkan intuisi seorang manajer sehingga ia dapat memahami gejala-gejala umum dan keterkaitan antar variabel-variabel elementer, memberikan penekanan dan prioritas pola tindakan, serta dapat memperkirakan kencenderungan dan probabilitas hasil dari tindakan yang akan dilakukan. Di luar teknis pelatihan manajemen, prinsip ‘learning by doing’ sangat dirasakan penting untuk mengasah keterampilan konseptual ini. Sedangkan pelatihan manajemen strategi, pola promosi kepada karyawan untuk menduduki posisi lebih tinggi dan melibatkan kerja antar kelompok juga merupakan beberapa upaya untuk mengembangkan keterampilan ini secara lebih terstruktur.(sumber : www.google.com)

3.    Evolusi Teori Manajemen

-Teori Manajemen Klasik

Teori manajemen klasik terbagi tiga bagian, yaitu scientific management, administrative principle, dan bureaucratic organization. Teori ini mengasumsikan bahwa orang bekerja secara rasional dan pada dasarnya dipengaruhi oleh factor ekonomis. Pekerja diharapkan untuk rasional dan akan mengerjakan apapun yang dibutuhkan untuk mencapai hasil yang besar. (sumber : Dasar-Dasar manajemen, Drs. Sukarna)

-Teori Perilaku

Prinsip-Prinsip Dasar Perilaku Organisasi

Prinsip dasar perilaku organisasi disimpulkan oleh beberapa tokoh manajemen moderen sebagai berikut :

a.      Manajemen tidak dapat dipandang sebagai suatu proses teknis secara ketat (peranan, prosedur, prinsip)

b.      Manajemen harus secara sistematik, dan pendekatan yang digunakan harus dengan mempertimbangkan secara hati-hati

c.      Organisasi sebagau suatu keseluruhan dan pendekatan manajer individual untuk pengawasan harus sesuai dengan situasi.

d.      Pendekatan motivasional yang menghasilkan komitmen pekerja terhadap tujuan organisasi sangat dibutuhkan.

(sumber : Dasar-Dasar Manajemen, Drs. Sukarna)

-Teori Kuantitatif (Riset Operasi dan Ilmu Manajemen)

1.) Management Science: pendekatan yang bertujuan untuk meningkatkan efektivitas keputusan dengan menggunakan model matematis dan metode statistic.

2.)  Operations Management : pengaturan produksi dan penyampaian produk dan jasa organisasi. Beberapa contoh model manajemen operasi adalah : pengendalianpersediaan(EOQ), analisa Break-Even, dan linear programming.

3.)Management Information system: membuat dan menerapkan system informasi berbasis computer untuk digunakan oleh manajemen. (sumber : Dasar-Dasar Manajemen, Drs. Sukarna)

-Evolusi Teori Manajemen

Perkembangan teori manajemen untuk masa dating adalah :

a.      Dominan

Salah satu dari aliran utama dapat muncul sebagai yang paling berguna

b.      Divergence

Setiap aliran melalui jalur sendiri

c.      Convergence

Aliran-aliran dapat menjadi sepaham dengan batasan-batasan diantara mereka cenderung kabur

d.      Sintesa

Masing-masing aliran berintegrasi

e.      Proliferation

Adanya kemungkinan muncul lebih banyak aliran lagi

           

            Aliran teori manajemen dapat dibedakan menjadi 6 yaitu :

            Aliran akuntasi manajerial

a.      Aliran ekonomi manajerial

b.      Aliran thesis organisasi

c.      Aliran hubungan manusiawi dan prilaku manusia

d.      Aliran kuantitatif (Matematik dan statistic)

e.      Aliran teknis industri

Pemikiran aliran manajemen terbagi 6 yaitu :

a.      aliran operasional dan proses manajemen

b.      aliran empiric atau kasus

c.      aliran prilaku manusia

d.      aliran system social

e.      aliran teori keputusan

f.        aliran matematik

(sumber : Dasar-Dasar Manajemen, Drs. Sukarna)

4.    Manajemen dan Lingkungan Eksternal.

-Definisi Lingkungan

 Seluruh manajer seharusnya tidak hanya memusatkan perhatiannya pada lingkungan internal organisasi, tapi juga harus memperhatikan lingkungan eksternalnya, karen manajer di tuntut untuk selalu tanggap dan adaptif, selalu mengikuti dan menyesuaikan diri dengan keadaan lingkungan.

Manajer dan organisasi memberikan tanggapan terhadap lingkungan eksternal , baik melalui pengaruh lingkungan yang bersifat mikro maupun lingkungan yang bersifat makro, di samping itu juga bisa melalui perencanaan, perancangan organisasi dari lingkungan itu sendiri.(sumber:www.google.com)

-Faktor-faktor Lingkungan Eksternal Mikro dan Makro

Lingkungan eksternal terdiri dari faktor-faktor yang berada di luar organisasi, dimana unsur-unsur ini tidak dapat di kendalikan dan diketahui terlebih dahulu olen manajer. Disamping itu faktor lingkungan eksternal ini juga akan mempengaruhi manajer dalam pengambilan keputusan yang kan di buat.

Unsur-unsur lingkungan eksternal dalam organisasi:

• Perubahan ekonomi
• Perubahan Peraturan Pemerintah 
• Perubahan Perilaku konsumen atau masyarakat 
• Perkembangan Teknologi
• Perkembangan Politik

Lingkungan Eksternal di bagi Menjadi 2 (Dua) yaitu Lingkunngan Eksternal Mikro dan Lingkungan Eksternal Makro.

Lingkungan Eksternal Mikro yaitu lingkungan yang mempunyai pengaruh langsung terhadap kegiatan manajemen.

Lingkungan Eksternal Mikro terdidi atas:

• Penyedia
• Langganan
• Para Pesaing
• Lembaga Perbankan
• Lembaga bukan Bank

Lingkungan Eksternal Makro yaitu lingkungan yang mempunyai pengaruh tidak langsung terhadap kegiatan manajemen.

 Lingkungan Eksternal Makro:

• Kondisi Perekonomian
• Perubahan Teknologi
• Perubahan Politik
• Perubahan Sosial

(sumber : Dasar-Dasar Manajemen, Drs. Sukarna)

-Tanggung jawab sosial manajer

Tanggung jawab sosial berarti manajemen mempertimbangkan dampak sosial dan ekonomi di dalam pembuatan keputusan maka manajer di tuntut untuk mengimplementasikan etika berusaha.

Perubahan konsep manajerial di pengaruhi oleh faktor intern dan ekstern. Seorang manajer mempunyai tanggung jawab sosial atas keputuasn-keputuan yang di ambil, karena mempengaruhi dalam pencapaian tujuan organisasi baik dalam jangka pendek maupun dalam jangka panjang. di samping itu juga menyangkut hajat hidup orang banyak yang kesemuanya menggantungkan dirinnya kepada organisasi tersebut. atas dasar ini maka seorang manajer di tuntut untuk dapat mengimplementasikan etika berusaha (the etchis of manajer).

Ada 5 (Lima) faktor yang mempengaruhi keputusan manajer dalam etika berusaha ini: 

• Hukum peraturan-peraturan termasuk di dalamnya undang-undang yang di keluarkan oleh pemerintah
• kode etik industri dan perusahaan 
• tekanan-tekanan sosial 
• tegangan antar standar perorangan
• Kebutuhan organisasi

(sumber:www.google.com)