PENGORGANISASIAN
1.Pengorganisasian
-Pengertian Pengorganisasian
Menurut Terry (1986), istilah
pengorganisasian berasal dari kata organism (organisme) yang merupakan sebuah
eititas dengan bagian2 yang terintegrasi sedemikian rupa sehingga hubungan mereka
satu sama lain dipengaruhi oleh hubungan mereka terhadap keseluruhan. Lebih
jauh istilah ini diartikan sebagai tindakan mengusahakan hubungan-hubungan
kelakuan yang efektif antar orang-orang hingga mereka dapat bekerja sama secara
efisien sehingga memperoleh kepuasan pribadi dalam melaksanakan tugas-tugas
tertentu dalam kondisi lingkungan tertentu guna mencapai tujuan atau sasaran
tertentu.
Pengerttian pengorganisasian lebih lengkap
dikemukakan oleh kadarman, yaitu pengorganisasian Adalah proses penetapan
struktur peran2 melalui penentuan aktivitas2 yang dibutuhkan untuk mencapai
tujuan organisasi dan bagian2nya, pengelompokan aktivitas2, penugasan kelompok
aktivitas kepada manajer, pendelegasian wewenang untuk melaksanakannya,
pengkordinasian hubungan2 wewenang dan informasi baik horizontal maupun
vertical dalam struktur organisasi. (http://id.shvoong.com/writing-and-speaking/2115210-pengertian-pengorganisasian/)
-Teori-teori
organisasi
Perkembangan teori-teori organisasi dapat dilihat dan
dikaji sejak sejak tahun-tahun pertama abad keduapuluh, yang secara garis besar
dapat diikhtisarkan menjadi 4 (empat) kelompok besar yakni: (1) classic;
(2) behavioral, (3) system, dan (4)contingency.
1. Classic
Pada mulanya teori administrasi/manajemen atau organisasi telah
dirancang secara tradisional/klasik. Terdapat 3 kategori pokok pendekatan
klasik ini: (1) scientific management; (2) administrative
management; dan (3) the bureaucratic model of organization (Beach, 1980: 133).
a. Scientific management.
Pendiri gerakan manajemen ilmiah ini
adalah Frederick W. Taylor (1856-1915), seorang insinyur dan ahli manajemen
Amerika. Dia tidak menciptakan teori umum mengenai organisasi; namun hanya
mengusulkan sejumlah teknik dan filsafat yang diturunkan dari pengalamannya
yang lebih luas di bidang manajemen dan konsultan. Dia menaruh perhatian pada
manajemen pabrik dan efisiensi, memperkenalkan konsep dan teknik analisa/studi
jabatan, analisa waktu, standarisasi jabatan, spesialisasi tugas, penentuan
keseimbangan kerja, seleksi pegawai secara teliti, teknik pelatihan staf, dan
kompensasi berupa insentif gaji untuk membantu mencapai hasil kerja yang lebih
tinggi.
Taylor memindahkan tanggungjawab kegiatan
perencanaan yang semula ditangani para pekerja (bawahan) diserahkan kepada
seorang spesialis manajemen. Dia juga memperkenalkan sistem pengelolaan pabrik
yang disebut dengan functional foremanship (kepengawasan fungsional yang dilakukan
para mandor). Meskipun tidak bertahan lama, sistem ini merupakan pembuka jalan
ke arah perluasan perencanaan staf dan sistem pengawasan di pabrik-pabrik.
Secara umum, kita memandang bahwa
gerakan manajemen ilmiah yang dipelopori Taylor
diarahkan pada pencapaian produktivitas kerja yang tinggi, keuntungan yang
lebih besar, biaya murah, dan sistem pengawasan mesin-manusia yang lebih
efektif.
b. Administrative Management.
Kalau scientific management
memfokuskan perhatiannya pada organisasi dari level manajemen bawah, maka para
teoritisi manajemen administratif memandang organisasi dari puncak (from the
top-down). Para pemuka manajemen administratif ini antara lain: Henri Fayol,
seorang industrialis Perancis; L. Gulick, spesialis administrasi publik dan akademisi;
Lyndall Urwick, seororang teoritisi dan konsultan Inggris; James D. Mooney dan
Alan C Reiley, pimpinan dari General Motor, Amerika (Burhanuddin, 1994).
Para teoritisi manajemen adminisitratif
tersebut mengumandangkan prinsip-prinsip organisasi dan manajemen secara umum.
Meskipun prinsip-prinsip yang mereka kemukakan berbeda satu sama lain, namun
pada umumnya mereka mempunyai kesatuan proposisi sebagai berikut :
§
Spesialisasi
fungsi dan pembagian kerja penting bagi efisiensi.
§
Tanggung
jawab dan kekuasaan supervisor dan manajer harus dilukiskan secara jelas. Di sana harus terdapat garis
kekuasaan secara jelas, dari atas ke bawah. Kekuasaan harus mengalir dari atas
ke bawah, melalui struktur organisasi yang ada. Tanggung jawab harus sepadan
dengan kekuasaan. Setiap anggota organisasi hanya memiliki satu pimpinan atau
komando (unity of command).
§
Koordinasi
fungsi dan anggota kelompok harus dilakukan oleh manajer di setiap unit.
§
Segala
perintah, informasi dan pengaduan-pengaduan harus disalurkan melalui garis
kekuasaan yang sudah ditetapkan.
§
Jumlah
bawahan yang harus diawasi oleh seorang supervisor dibatasi antara 5 atau 6
orang. Namun belakangan formulasi demikian tidak begitu diterima, dan diperluas
dengan batasan jumlah orang-orang yang diawasi sesuai dengan situasi atau
kompleksitas kerja atau faktor-faktor lain.
§
Pertama-tama,
rancanglah organisasi dan tugas-tugas kemudian temukanlah orang-orang yang
dapat menangani tugas-tugas yang telah dirumuskan tersebut. Janganlah membentuk
pekerjaan (job) untuk dicocokkan pada kemampuan dan minat individual.
c. Bureaucratic Model
Konsep model birokrasi ini berasal
dari Sosiolog Jerman Max Weber, yang banyak menghasilkan karya tulis pada tahun
1900-1920. Weber memandang dunia, khususnya masyarakat, secara sekular dan rasional.
Di dalam membangun dan mengoperasikan suatu lembaga manusia yang terlibat di
dalamnya, cenderung mendasarkan tindakannya pada pengetahuan, pengambilan
keputusan rasional, teknologi dan sangat sedikit sekali pada hal-hal mistik dan
gaib. Dia memandang birokrasi yang ada di organisasi merupakan alat yang sangat
efisien dalam mengoperasikan organisasi-organisasi yang berskala besar, baik
swasta maupun milik pemerintah.
Ciri-ciri pokok birokrasi ini adalah
:
§
Pembagian
kerja yang tegas dan spesialisasi yang tinggi,
§
Setiap
biro yang ada di bawah berada di bawah kontrol yang lebih tinggi (hierarkis),
§
Sistem
pemerintahan diadministrasikan secara obyektif,
§
Penempatan
tenaga kerja, penugasannya didasarkan pada kualifikasi, bukan pada hubungan
sanak famili atau favoritas.
§
Adanya
keamanan kerja bagi bawahan, dan
§
Penggunaan
catatan, dokumen, dan arsip-arsip secara ekstensif.
2. Behavioral Science
Para penyokong bidang ini, mulai kerjanya
dari tahun 1920-an sampai dengan awal 1950-an. Mereka dinamakan human relationist.
Pada tahun-tahun itu mereka tidak disebut sebagai ilmuwan behavioral. Pada
pokoknya mereka sebenarnya adalah para psikolog dan sosiolog industri milik
Perguruan Tinggi. Industri privat adalah laboratorium mereka. Penemuan-penemuan
(riset) Elton Mayo dan teman-temannya di Universitas Harvard terhadap Hawthorne
Works or The Western Electric Company di Chicago menandai munculnya gerakkan
human relation ini. Penelitian tersebut berlangsung sejak tahun 1927 sampai
pada tahun 1932. Rangkaian studi ini membuktikan kunci pentingnya
tekanan-tekanan kelompok, hubungan sosial, dan sikap terhadap supervisi dan
pekerjaan yang menentukan produktivitas kelompok.
Kalau teoritisi organisasi klasik
menaruh perhatian mereka pada tugas, struktur, dan kekuasaan. maka para ahli
human relation ini menekankan pada dimensi manusianya. Organisasi dipandang
sebagai suatu sistem sosial sebagaimana dikembangkan oleh para sosiolog dalam
menawarkan bentuk dan desain organisasi (Champoux, 2003), demikian juga yang
diterapkan dalam teknik ekonomi. Kelompok kerja informal diidentifikasikan
sebagai sumber kontrol pekerja yang utama. Kedua bentuk organisasi baik formal
maupun informal harus diperhitungkan untuk menjelaskan sebagaimana dan mengapa
suatu organisasi berfungsi sedemikian rupa.
Penulis-penulis tradisional memandang
kekuasaan pada pemimpin dan upah sebagai motivator primer. Sementara para ahli
yang menganut paham hubungan manusiawi menekankan pentingnya faktor-faktor
psikologis dan sosial didalam membentuk tingkah laku anggota organisasi.
Kebanyakan para teoritisi hubungan manusiawi beranggapan bahwa perencanaan
manajemen dan pengambilan keputusan memberikan pengaruh positif baik terhadap
“morale” maupun produktivitas. Para manajer
diingatkan bahwa tingkah laku manusia di organisasi terdiri dari komponen
rasional dan non rasional Perasaan-perasaan, sentimen, dan nilai-nilai
merupakan hal-hal yang perlu diperhatikan oleh para manajer. Pengaruh human
relation begitu pesat, sehingga muncul latihan-latihan manajemen di bidang
industri dan pemerintah yang memuat program motivasi, “morale” kepemimpinan,
komunikasi antar pribadi, keterampilan memberikan penyuluhan, dan dinamika
kelompok. Tegasnya manajer-manajer lebih disadarkan pada pentingnya dimensi
monusia.
Walaupun demikian, gerakan human
relation ini juga tidak terlepas dari kritik-kritik terutama yang datang dari
lapangan industri. Para ahli human relation
dianggap terlalu lunak tertadap para pekerja, menekankan pada usaha yang
bersifat memanipulasi para bawahan, tidak mengindahkan pengaruh yang muncul
dari perserikatan-perserikatan, dan teknologi yang digunakan organisasi.
Para pendukung modern menolak penggunaan
istilah human relations. Mereka sebaliknya menamakan diri dengan istilah behavioral
scientists (ilmuwan tingkah laku manusia), psikolog
organisasi, teoritisi organisasi. dan para ahli pengembangan organisasi. Di
antara sekian banyaknya para ahli yang mendukung antara lain: Douglas Mc
gregor, Rensis Likert, Frederick Herzberg, Warren Bennis dan Chris Argyris
(dalam Burhanuddin, 1994; Yukl, 2002).
Meskipun masing-masing ahli tersebut
memberikan dukungan mereka secara unik bagi pendekatan behavioral science namun
terdapat kesatuan dan konsistensi tema di antara pandangan mereka. Mereka
menunjukkan suatu pandangan yang optimis terhadap hakikat manusia. Mereka juga
mempercayai adanya kemuliaan dasar yang dimiliki manusia. Lebih jauh lagi,
bahwa prestasi kerja dapat dicapai melalui bimbingan dan pengawasan secara
mandiri, bukan melalui birokrasi yang kaku. Dengan demikian, tindakan job
enrichment akan lebih efektif ketimbang model pembagian kerja/pembatasan tugas
yang sempit. Motivasi positif, kepemimpinan suportif, dan metode-metode
supervisi kelompok lebih dipentingkan. Mereka juga berpendirian bahwa iklim
organisasi yang layak adalah suatu iklim dimana semua anggota kelompok dan
manajer lebih bersikap terbuka, tulus dan saling mempercayai. Kerja sama dan
teamwork lebih baik daripada sistem kompetisi antar pribadi yang tidak sehat,
dan umumnya bersifat merusak seperti kebanyakan kita saksikan di
organisasi-organisasi tidak terkecuali lembaga pendidikan semacam sekolah.
3. System Aproach
Pendekatan ketiga dalam menganalisis
organisasi adalah dengan menerapkan konsep sistem. Teori sistem sudah populer
sejak beberapa dasawarsa yang lalu karena kemampuannya dalam menyuguhkan suatu
model sistem universal yang mencakup berbagai bidang kehidupan: fisik,
biologis, sosial, dan fenomena tingkah laku manusia. Para
teoritisi mencoba menemukan generalisasi-generalisasi yang membantu dalam
menjelaskan bagaimana berfungsinya segenap kesatuan dan proses.
Seperti telah disinggung sebelumnya,
para teoritisi organisasi sebenamya memperlakukan organisasi itu sebagai suatu
sistem. Sistem adalah suatu keseluruhan yang terorganisir, terdiri dari
bagian-bagian yang saling berhubungan dan bergantungan satu sarna lain. Ada beberapa konsep
penting mengenai penerapan sistem terhadap organisasi, yaitu:
§
Organisasi
manusia lebih bercirikan sistem terbuka, yang-berarti berinteraksi dengan
berbagai unsur yang ada di lingkungan.
§
Organisasi
cenderung mengarah kepada suatu dinamika atau keseimbangan yang bergerak
(moving equilibrium). Anggota-anggota organisasi berusaha mempertahankan dan
memelihara organisasi agar tetap hidup. Mereka mereaksi segenap perubahan dan
kekuatan-kekuatan baik yang ada di luar maupun dalam organisasi itu sendiri
guna menemukan keadaan baru agar tetap seimbang.
§
Untuk
menjaga keseimbangan sistem organisasi, maka dikelola segenap informasi dari
rangkaian kegiatan yang dapat memberikan umpan balik penyempurnaan setiap
penyimpangan.
§
Organisasi
sebenarnya bagian dari hirarkhi sistem yang terdiri dari divisi, departemen,
seksi-seksi dan kelompok individu. Atau tegasnya, organisasi tertentu bisa
merupakan bagian atau sub dari sistem yang lebih besar.
§
Ketergantungan
adalah merupakan konsep kunci bagi teori sistem. Diterapkan dalam organisasi,
berarti didalamnya terdiri dari komponen-komponen yang saling bergantungan dan
saling mempengaruhi satu sama lain.
§
Konsep
holism dalam memahami organisasi menunjukkan bahwa keseluruhan suatu struktur
atau kesatuan adalah lebih dari sekedar kumpulan bagian-bagian. Konsep ini
melandasi perlunya tindakan terpadu atau kompak (sinergy), yang berkaitan
dengan kemampuan komponen-komponen organisasi untuk mencapai sasaran bersama.
Tindakan bersama diayakini dapat melebihi hasil yang dicapai , dibandingkan
secara perorangan.
Konsep sistem menolong kita dalam
mendiagnosa hubungan yang saling berinteraksi di antara tugas/kegiatan,
teknologi, lingkungan dan anggota organisasi. Para
praktisi menerapkan konsep sistem dalam merancang, membangun, mengoperasikan
sistem info manajemen dan proses automasi. Lebih jauh lagi penggunaannya
dilihat pada rancangan-rancangan organisasi matriks dan proyek.
Berbeda dengan model-model organisasi
klasik, pendekatan sistem menunjukkan bahwa para manajer sesungguhnya
beroperasi dalam situasi yang mudah berubah, dinamis, dan sering tidak menentu.
Mereka pada umumnya tidak berada dalam kontrol sepenuhnya (terkendali) terhadap
situasi-situasi, dan harus berusaha menyesuaikan kegiatan/tindakan, mencapai
kemajuan ke arah tujuan yang ditetapkan, di samping menyadari bahwa hasil-hasil
yang akan diperoleh itu juga dipengaruhi oleh banyak faktor dan kekuatan.
4. Contingency
Sebelumnya teoritisi memandang, bahwa prinsip-prinsip organisasi dan
manajemen telah muncul secara universal. Namun, penelitian empiris yang
dilaksanakan selama dua puluh tahun terakhir ini membuktikan bahwa rancangan
organisasi secara optimal bergantung pada banyak faktor, baik yang ada di dalam
maupun luar organisasi. Oleh karena itu, hasil-hasil pemikiran kontemporer
sesungguhnya menganjurkan pendekatan kontigensi ini dalam mendesain suatu
organisasi. Dan ini membutuhkan suatu tindakan penilaian terhadap banyak
kekuatan atau pendorong yang saling berinteraksi.
2.
Struktur Organisasi
-Pembagian
Kerja
Pembagian
kerja adalah merupakan penjadwalan kerja personalia karyawan di suatu
perusahaan. Fungsi pembagian kerja ini untuk memudahkan dan menghindarkan
bentrok kerja. Diwujudkan untuk mengelompokkan tugas sesuai dengan tanggung
jawab masing-masing personil atau unit kerja. Dengan jadwal ataupun definisi
pembagian pekerjaan akan disesuaikan dengan kemampuan seorang atau unit lebih
terlihat, dan yang jelas lebih mengurangi tingkat kerumitan. Yang pastinya akan
lebih efektif dan efisiensi. Dalam perusahaan maupun organisasi memiliki
tingkat manajemennya masing-masing, dari tingkat manajemen atas (top manager)
atau (SPL) Stategic Planing Level, Midle Manager atau (MCL) Manajemen Control
Level tingkat manajer paling bawah atau (OCL) Operational Control Level.
Penjelasan dari tingkat ini adalah :
1.
Manager (SPL) Strategic Planing Level
Adalah tingkat manajer paling atas yaitu
tugasnya adalah sebagai pembuatan rencana/planning, perumusan strategi, dan
sasaran. Biasanya tingkat manajemen ini mengambil informasi dari lingkungan
luar, maksudnya karena pentingnya informasi ini untuk kepentingan apa yang
sedang dibutuhkan oleh masyarakat luas, dengan begini, si manajer ini membuat
rencana apa yang harus dikerjakan oleh perusahaannya agar hasil produksinya
nanti dapat mendapat minat tinggi dari konsumen luas. Dan juga dalam hal
pelaporan keadaan di perusahaan atau organisasi tingkat ini lebih mengambil
informasi perusahaan secara ringkas saja, misal omset tahun ini mencapai target
atau tidak, dan berapa jumlahnya, tingkat ini hanya menerima laporan akhir saja
karena tugas untuk membuat laporan sudah ada yang mengerjakannya.
2.
Midle Manager (MCL) Manajemen Control Level
Adalah tingkat manajer tengah bertugas pengendalian manajemen, yaitu
membuat rumusan anggaran dan alokasi sumber daya. Melaksanakan tugasnya yang
informasinya bersumber dari internal, dan membuat laporannya secara rinci
karena dia bertanggung jawab melaporkan hasil dan kondisi perusahaan atau
organisasi.
3.
Tingkat bawah manager (OCL) Operational Control Manager
Adalah tingkatan manajer paling bawah bertugas pengendalian
operasional, yaitu pengendalian aktivitas dan laporan prestasi. Ikatan
manajemen yang bertanggung jawab atas pekerja dibawahnya, tingkat ini mengambil
informasi dari internal karena mengerjakan apa yang akan dilakukan oleh
karyawan atau personil sesuai dengan rancangan dari manajemen tingkat atas.
Membuat laporan hasil kerja atau transaksi di perusahaan dengan rinci, karena
tingkat ini bertugas melaporkan semua hal yang ada dalam perusahaan.
Dengan
adanya pembagian kerja seperti diatas memudahkan pekerjaan dan terorganisasi
masing-masing divisi mempunyai tugas masing-masing.
-Bentuk-bentuk
organisasi
Menurut pola hubungan kerja, lalu lintas wewenang
dan tanggung jawab, maka bentuk organisasi dapat dibedakan sebagai berikut:
Bentuk ini merupakan nbentuk organisasi paling
tua dan paling sederhana. Bentuk organisasi diciptakan oleh Henry Fayol. Biasa
juga disebut dengan organisasi militer dimana cirinya adalah struktur
organisasi ini relatif kecil, jumlah karyawan yang relatif sedikit, saling
kenal, dan spesialisai kerja yang belum begitu rumit dan tinggi.
Kebaikannya;
- Kesatuan komado terjamin baik karena pimpinan berada
pada satu tangan.
- Proses pengambilan keputusan berjalan dengan cepat
karena jumlah orang yang diajak berkonsultasi masih sedikit.
- Rasa solidaritas dianatara karyawan umumnya tinggi
karena saling mengenal.
Keburukannya;
- Seluruh organisasi
tergantung pada satu pimpinan (satu orang) dimana bila pimpinan tersebut
berhalangan maka organisasi tersebut akan mandek atau hancur.
- Ada kecenderungan pimpinan bertindak
secara otokratis.
- Kesempatan karyawan
untuk berkembang terbatas.
- Bentuk Organisasi Fungsional
Bentuk ini merupakan bentuk dimana sebagian atau
segelintir pimpinan tidak mempunyai bawahan yang jelas karena setiap pimpinan
berwenang memberikan komando pada bawahannya. Bentuk ini dikembangkan oleh FW
Taylor.
Kebaikannya;
- Pembidangan
tugas-tugas jelas.
- Spesialisasi karyawan
dapat dikembangkan dan digunakan semaksimal mungkin.
- Digunakannya
tenga-tenaga ahli dalam berbagai bidang sesuai dengan fungsinya.
Keburukannya;
- Karena adanya
spesialisasi kerja maka akan sulit untuk mengadakan tour of duty.
- Karyawan lebih
mementingkan bidangnya sehingga sukar untuk melaksanakan koordinasi.
- Bentuk Organisasi Garis dan Staff
Bentuk ini umumnya dianut oleh organisasi besar,
daerah kerja yang luas, mempunyai bidang tugas yang beraneka dan rumit serta
jumlah karyawan yang banyak. Bentuk ini diciptakan oleh Harrington Emerson.
Kebaikannya;
- Dapat digunakan pada
setiap organisasi yang besar, apapun tujuannya, luas organisasinya,dan
kompleksitas susunan organisasinya.
- Pengambilan
keputusan lebih mudah karena adanya dukungan dari staf ahli.
- Perwujudan “the
right man in the right place”lebih mudah terlaksana.
Keburukannya;
- Sesama karyawan dapat
terjadi tidak saling mengenal, solidaritas sulit terbangun
- Karena susunan
organisasinya yang koompleksitas, maka kesulitannya adalah dalam bidang
koordinasi antar divisi atau departemen.
- Bentuk Organisasi Fungsional dan Staff
Bentuk ini merupakan kombinasi dari bentuk
organisasi fungsional dan bentuk organisasi garis dan staff. Adapun kebaikan
dan keburukan dari bentuk organisasi ini adalah juga merupakan kombinasi dari
bentuk diatas. (
http://belajarmanagement.wordpress.com/2010/02/24/bentuk-bentuk-organisasi/)
3.Departementasi
-Departementasi fungsional
Departementasi fungsional yaitu ; organisasi menurut
fungsi menyatukan semua orang dala yang terlibat dalam satu aktivitas atau
beberapa aktivitas berkaitan yang disebut fungsi dalam satu departmen. Seperti
pemasaran atau keuangan dikelompokkan ke dalam 1 unit.
Mengelompokkan fungsi yang sam a atau kegiatan sejenis
untuk membentuk satuan organisasi yang paling umum dan bentuk dasar
departementasi.
- Kebaikannya
:
a. Pendekatan
ini menjaga kekuasaan dan kedudukan fungsi-fungsi utama
b. Menciptakan
efisiensi melalui spesalisasi
c. Memutuskan keahlian organisasi
d. Memungkinkan pengawasan manajemen
puncak terhadap fungsi-fungsi yang ada dalam organisasi
-Kelemahannya :
a. Menciptakan
konflik antar fungsi
b. Adanya
kemacetan pelaksanaan tugas
c. Umpan balik yang lambat
d. Memusatkan
pada kepentingan tugasnya
e. Para
anggota berpandangan lebih sempit serta kurang inovatif
-Departementasi Devisional
Departementasi divisional, departemen perusahaan besar yang
berupa bisni terpisah, mungkin di tujukan untuk membuat dan menjual produk
spesifik atau melayani pasar spesifik.
Dengan membagi divisi-divisi atas dasar produk, wilayah,
langganan, dan proses dimana tiap divisi merancang, memproduksi dan memasarkan
produknya sendiri.
a.
Struktur organisasi
divisional atas dasar produk
Setiap departementasi bertanggung jawab atas suatu produk
yang berhubungan. Struktur ini di pakai bila teknologi pemrosesan dan metode
pemasaran sangat berbeda.
b. Struktur organisasi divisional atas
dasar wilayah
Pengelompokkan kegiatan atas dasar tempat dimana operasi
berlokasi atau menjalankan usahanya. Faktor yang menjadi pertimbangang adalah
bahan baku,
tenaga kerja, pemasaran, transportasi dan lain sebagainya.
c. Struktur organisasi divisional atas
dasar langganan
Pengelompokkan kegiatan yang dipusatkan pada penggunaan
poduk, terutama dalam kegiatan pengelompokkan penjualan ,pelayanan.
-Organisasi
proyek dan matrik
Proyek merupakan suatu kegiatan usaha yang
kompleks, sifatnya tidak rutin, memiliki keterbatasan terhadap waktu, anggaran
dan sumber daya serta memiliki spesifikasi tersendiri atas produk yang akan
dihasilkan. Dengan adanya keterbatasan-keterbatasan dalam mengerjakan suatu
proyek, maka sebuah organsisasi proyek sangat dibutuhkan untuk mengatur sumber
daya yang dimiliki agar dapat melakukan aktivitas-aktivitas yang sinkron
sehingga tujuan proyek bisa tercapai. Organisasi proyek juga dibutuhkan untuk
memastikan bahwa pekerjaan dapat diselesaikan dengan cara yang efisien, tepat
waktu dan sesuai dengan kualitas yang diharapkan.
Secara umum, terdapat 4 jenis organisasi
proyek yang biasa digunakan dalam menyelesaikan suatu proyek. Adapun
jenis-jenis organisasi proyek yang dimaksud antara lain :
1. Organisasi Proyek Fungsional
Dalam organisasi proyek fungsional, susunan
organisasi proyek dibentuk dari fungsi-fungsi yang terdapat dalam suatu
organisasi. Organisasi ini biasanya digunakan ketika suatu bagian fungsional
memiliki kepentingan yang lebih dominan dalam penyelesaian suatu proyek. Top
manajer yang berada dalam fungsi tersebut akan diberikan wewenang untuk
mengkoordinir proyek.
Adapun beberapa kelebihan yang terdapat
dalam organisasi proyek ini antara lain proyek dapat diselesaikan dengan
struktur dasar fungsional organisasi induk, memiliki fleksibilitas maksimum
dalam penggunaan staf, adanya pembauran berbagai jenis keahlian bagi tiap-tiap
fungsi serta peningkatan terhadap profesionalisme pada sebuah divisi
fungsional.
Sedangkan beberapa kelemahan yang ditemui
dalam organisasi proyek fungsional antara lain proyek biasanya kurang fokus,
terdapat kemungkinan terjadinya kesulitan integrasi antar tiap-tiap fungsi,
biasanya membutuhkan waktu yang lebih lama serta motivasi orang-orang yang
terdapat dalam organisasi menjadi lemah.
2. Organisasi Proyek Tim Khusus
Dalam organisasi proyek tim khusus,
organisasi akan membentuk tim yang bersifat independen. Tim ini bisa direkrut
dari dalam dan luar organisasi yang akan bekerja sebagai suatu unit yang
terpisah dari organisasi induk. Seorang manajer proyek full time akan ditunjuk
dan diberi tanggung jawab untuk memimpin tenaga-tenaga ahli yang terdapat dalam
tim.
Adapun beberapa kelebihan yang terdapat
dalam organisasi proyek tim khusus yakni tim akan terbentuk dengan
bagian-bagian yang lengkap dan memiliki susunan komando tunggal sehingga tim
proyek memiliki wewenang penuh atas sumber daya yang ada untuk mencapai sasaran
proyek, sangat dimungkinkan ditanggapinya perubahan serta dapat diambil sebuah
keputusan dengan tepat dan cepat karena keputusan tersebut dibuat oleh tim dan
tidak menunda hierarki, status tim yang mandiri akan menumbuhkan identitas dan
komitmen anggotanya untuk menyelesaikan proyek dengan baik, jalur komunikasi
dan arus kegiatan menjadi lebih singkat, mempermudah koordinasi maupun
integrasi personil serta orientasi tim akan lebih kuat kepada kepentingan
penyelesaian proyek.
Sedangkan beberapa kelemahan yang ditemukan
dalam organisasi proyek ini adalah biaya proyek menjadi besar karena kurang
efisien dalam membagi dan memecahkan masalah dalam penggunaan sumber daya,
terdapat kecendrungan terjadinya perpecahan antara tim proyek dengan organisasi
induk serta proses transisi anggota tim proyek untuk kembali ke fungsi semula
jika proyek telah selesai akan terasa sulit karena telah meninggalkan
departemen fungsionalnya dalam waktu yang lama.
3. Organisasi Proyek Matriks
Organisasi proyek matriks merupakan suatu
organisasi proyek yang melekat pada divisi fungsional suatu organisasi induk.
Pada dasarnya organisasi ini merupakan penggabungan kelebihan yang terdapat
dalam organisasi fungsional dan organisasi proyek khusus.
Beberapa kelebihan yang terdapat dalam
bentuk organisasi ini yaitu manajer proyek bertanggung jawab penuh kepada
proyek, permasalahan yang terjadi dapat segera ditindaklanjuti, lebih efisien
karena menggunakan sumber daya maupun tenaga ahli yang dimiliki pada beberapa
proyek sekaligus serta para personil dapat kembali ke organisasi induk semula
apabila proyek telah selesai.
Adapun beberapa kekurangan yang terdapat
dalam bentuk organisasi proyek ini antara lain manajer proyek tidak dapat
mengambil keputusan mengenai pelaksanaan pekerjaan dan kebutuhan personil
karena keputusan tersebut merupakan wewenang dari pada departemen lain,
terdapat tingkat ketergantungan yang tinggi antara proyek dan organisasi lain
pendukung proyek serta terdapat dua jalur pelaporan bagi personil proyek karena
personil proyek berada dibahwah komando pimpinan proyek dan departemen
fungsional.
4. Organisasi Proyek Virtual
Organisasi proyek virtual adalah suatu
bentuk organisasi proyek yang merupakan aliansi dari beberapa organisasi dengan
tujuan untuk menghasilkan suatu produk tertentu. Struktur kolaborasi ini
terdiri dari beberapa organisasi lain yang saling bekerjasama dan berada
disekelilin perusahaan inti.
Adapun beberapa kelebihan yang terdapat
dalam susunan organisasi proyek virtual ini antara lain terjadi pengurangan
biaya yang signifikan, cepat beradaptasi dengan pesatnya perkembangan teknologi
serta adanya peningkatan terhadap fleksibilitas usaha.
Sedangkan beberapa kekurangan yang terdapat
dalam organisasi ini yakni proses koordinasi keprofesionalan dari berbagai
organisasi yang berbeda dapat menjadi hambatan, terdapat potensi terjadinya
kehilangan kontrol pada proyek serta terdapat potensi terjadinya konflik
interpersonal.
Organisasi matriks disebut juga organisasi
manajemen proyek, yaitu organisasi dimana penggunaan struktur organisasi
menunjukkan dimana para spesialis yang mempunyai keterampilan di masing-masing
bagian dari kegiatan perusahaan dikumpulkan lagi menjadi satu untuk mengerjakan
suatu proyek yang harus diselesaikan. Organisasi ini digunakan berdasarkan
struktur organisasi staf dan lini khususnya di bidang penelitian dan
pengembangan.
Organisasi matriks menghasilkan wewenang
ganda yaitu Wewenang Horizontal dan Wewenang Fungsional dimana Wewenang
Horizontal diterima manager proyek sedangkan Wewenang Fungsionalnya yaitu
sesuai dengan keahliannya dan tetap akan melekat sampai proyek selesai, karena
memang terlihat dalam struktur formalnya. Akibat mempunyai dua wewenang, dalam
melaksanakan kegiatannya anggotanya juga harus melaporkan kepada dua atasan.
Untuk mengatasi masalah yang mungkin timbul, biasanya manager proyek diberi
jaminan untuk melaksanakan wewenangnya dalam memberikan perintah dimana manager
proyek tersebut akan langsung lapor kepada manager puncak.
Kebaikan organisasi ini adalah terletak pada
fleksibilitas dan kemampuannya dalam memperhatikan masalah-masalah yang khusus
maupun persoalan teknis yang unik serta pelaksanaan kegiatan organisasi ini
tidak mengganggu struktur organisasi yang ada. Sedangkan kelemahannya akan
timbul kalau manager proyek tidak bisa mengkoordinir dari berbagai bagian yang
berbeda tersebut sehingga dapat menghadapi kesulitan dalam mengembangkan tim
yang padu. Untuk mengatasi kesulitan yang mungkin timbul, maka manager proyek
biasanya diberi wewenang khusus yang penting, misalnya : dalam menentukan gaji,
mempromosikan atau melakukan perlakuan personalia yang merugikan anggota kalau
selama proyek berlangsung melanggar peraturan yang telah ditetapkan manajer
proyek.
Proyek merupakan suatu kegiatan usaha yang
kompleks, sifatnya tidak rutin, memiliki keterbatasan terhadap waktu, anggaran
dan sumber daya serta memiliki spesifikasi tersendiri atas produk yang akan
dihasilkan. Dengan adanya keterbatasan-keterbatasan dalam mengerjakan suatu
proyek, maka sebuah organisasi proyek sangat dibutuhkan untuk mengatur sumber
daya yang dimiliki agar dapat melakukan aktivitas-aktivitas yang sinkron
sehingga tujuan proyek bisa tercapai. Organisasi proyek juga dibutuhkan untuk
memastikan bahwa pekerjaan dapat diselesaikan dengan cara yang efisien, tepat
waktu dan sesuai dengan kualitas yang diharapkan.
