Sistem Informasi Akademik (softskill)

NAMA                 : CYNTIA AGUSTINA

KELAS                : 2DB07

NPM                    : 31112647

MATA KULIAH : SISTEM INFORMASI MANAJEMEN 1

SISTEM INFORMASI AKADEMIK

Sistem Informasi Akademik adalah suatu sistem yang dirancang untuk keperluan pengeloaan data-data Akademik dengan penerapan teknologi komputer baik ‘hardware’ maupun ‘software’,  ‘hardware’ (perangkat keras) adalah peralatan-peralatan seperti komputer (PC maupun Laptop), Printer, CD ROM, HardDisk, Handphone dan sebagainya. Sedang ‘Software’ (perangkat lunak) merupakan program komputer yang memfungsikan ‘hardware’ tersebut, sehingga seluruh proses kegiatan akademik dapat terkelola menjadi informasi yang bermanfaat dalam pengelolaan manajemen perguruan tinggi dan pengambilan keputusan-keputusan bagi pengambil keputusan atau top manajemen di lingkungan perguruan tinggi. Pemanfaatan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) pada bidang layanan administrasi akademik di perguruan tinggi menjadi suatu kebutuhan, bukan hanya sekedar prestise atau lifestyle manajemen pendidikan tinggi modern. Namun dalam implementasi-nya, banyak kendala yang ditemui perguruan tinggi dalam menerapkan TIK dalam proses pengelolaan kelembagaan ini baik faktor teknis maupun non teknis. Penguatan tata kelola, akuntabilitas dan citra publik lembaga pendidikan tinggi akan bermuara pada meningkatnya kinerja lembaga pendidikan tinggi dan kualitas produk. Kebijakan ini akan bermakna manakala dikaitkan dengan upaya pemenuhan layanan manajemen lembaga pendidikan yang bermutu, program pengajaran yang bermutu, fasilitas pendidikan yang bermutu, dan staf pendidikan yang bermutu pula. Terkait dengan konteks kekinian, pemanfaatan TIK dalam pelaksanaan kebijakan penguatan tata kelola, akuntabilitas, dan citra publik lembaga pendidikan tinggi, implementasi sistem informasi dalam pelayanan manajemen pendidikan tinggi sudah tentu bisa dikatakan sangat tepat.Pada prakteknya, hampir bisa ditemui di banyak perguruan tinggi implementasi Sistem Informasi Manajemen (SIM) bisa didapati dengan berbagai bentuk, baik yang sangat sederhana bahkan sampai dengan tingkat kerumitan yang sangat tinggi. Efektivitas implementasi TIK dalam pengelolaan perguruan tinggi perlu mendapat perhatian yang lebih mengingat perannya yang cukup sentral dalam proses pengambilan keputusan manajerial ataupun keputusan-keputusan lainnya. Untuk meningkatkan efektivitas implementasi  ini, yang jelas akan berpengaruh pada efektivitas pencapaian penyelenggaraan pendidikan yang dilaksanakan lembaga, maka faktor-faktor yang berpengaruh pada efektivitas implementasi TIK pada pengelolaan kelembagaan, khususnya dalam hal administrasi akademik perlu diteliti lebih lanjut. Ini ditujukan agar proses manajemen akademik di perguruan tinggi menjadi lebih efektif dan efisien sehingga mampu menunjang pencapaian kinerja tinggi dari lembaga. Selanjutnya dengan memperhatikan hal-hal tersebut diatas, penelitian ini mencoba untuk memperoleh data empirik yang cukup lengkap dan dapat dipercaya untuk menggambarkan tentang keadaan faktor-faktor yang terkait dengan pengelolaan Sistem Informasi Akademik berbasis TIK terhadap kinerja perguruan tinggi dan dampaknya terhadap prestasi akademik mahasiswa. Data yang telah diperoleh juga dapat digunakan untuk mengembangkan alternatif model Sistem Informasi Manajemen Akademik yang dapat memberi dukungan pada setiap proses  pelayanan akademik maupun pengambilan keputusan baik di lingkungan internal maupun yang  terkait dengan stakeholders. Hal ini dipandang penting dalam rangka mensinkronkan dinamika kebutuhan pengguna informasi dan dinamika perkembangan sistem informasi manajemen sebagai penghasil informasi bagi keperluan berbagai pelayanan dan pengambilan keputusan.Berdasarkan entitas dan propertiesnya, sistem informasi akademik merujuk pada seperangkat sistem dan aktivitas yang digunakan untuk menata, memproses, dan menggunakan informasi sebagai sumber dalam organisasi (Sprange & Carlson, 1982). Adapun keluaran berupa informasi yang dihasilkan oleh sistem ini akan mensuplai informasi kepada para pimpinan atau pembuat keputusan yang dapat diklasifikasikan pemanfaatan dan maksud yang berbeda-beda (dalam Levin, Kirkpatrick, Rubin, 1982) seperti di bawah ini: (a) Sistem informasi akademik untuk menghasilkan laporan di berbagai bidang kegiatan seperti akademik, keuangan, personel, distribusi mahasiswa di berbagai jurusan, dan lain-lain; (b) Sistem informasi akademik untuk menjawab pertanyaan “what if”. Sistem informasi ini memanfaatkan informasi tersimpan yang perlu untuk mempertimbangkan konsekuensi tindakan; dan (c) Sistem informasi akademik untuk mendukung pengambilan keputusan, evaluasi, dan pengembangan sistem. Sistem ini mensuplay informasi untuk semua jenjang organisasi perguruan tinggi. Dalam kenyataannya, sistem informasi akademik sering ditafsirkan salah. Kesalahan tafsir ini berpangkal pada dua hal; pertama, sistem informasi sering diartikan hanya sebagai komputerisasi pekerjaan ketatausahaan; dan kedua, sistem informasi diartikan hanya sebagai “an all knowing computer which will provide answer and decision for complex problems when a manager simpley presses a few buttons” (Murdick dan Ross, 1982). Secara spesifiki, sistem informasi akademik memiliki beberapa karakter yang cukup luas, yaitu: (a) Sistem informasi akademik bermakna sebagai pendekatan-pendekatan dalam melakukan proses manajemen; (b) Komputer hanya merupakan komponen, atau alat bukan fokus sentral dari sistem informasi akademik; (c) Pimpinan berperan aktif dalam rangka sistem sebagai pengguna informasi bukan sebagai tenaga teknis ataupun operator komputer; dan (d) Esensi sistem informasi administrasi terletak pada sistem terpadu dan sistem terencana, bukan hanya urusan mekanisme pengolahan data. Sebagian besar keputusan manajemen yang ada dalam penyelenggaraan perguruan tinggi, sebagai mana lembaga-lembaga profit lainnya, bersifat berulang dan rutin. Menurut sebuah survei (Murdick dkk. 1995) menyebutkan bahwa sekitar 90% dari keputusan manajemen merupakan keputusan rutin. Jika mengacu pada survei di atas, maka sudah saatnya perguruan tinggi memiliki kebutuhan mendesak mengotomasi atau memprogram-kan keputusan-keputusan itu. Dengan bisa diprogramkannya keputusan-keputusan manajerial di perguruan tinggi, maka para pimpinan di setiap unit bisa mencurahkan pekerjaan mereka kepada pekerjaan-pekerjaan yang sebenarnya yaitu mengambil keputusan-keputusan jangka panjang dan mencari upaya peningkatan mutu layanan lembaga jangka panjang. Sistem Informasi Akademik (SIA) dihimpun dari berbagai macam data yang dikelola dan diproses se-otomatis mungkin dengan alat dan metoda sehingga menghasilkan informasi yang diperlukan bagi terlaksananya kegiatan akademis. Sistem ini dibagi ke dalam beberapa subsistem: (a) Seleksi dan registrasi mahasiswa baru; (b) Kurikulum dan bidang studi; (c) Perkuliahan, tugas, ujian; (d) Pengelolaan dan pengembangan dosen; dan (e) Kelulusan, wisuda, alumni Penggunaan TIK dalam mendukung proses ini merupakan salah satu bentuk kepekaan lembaga dalam mencapai kesuksesan. Terkait dengan kepekaan ini, Webb dan Pettigrew (Hoyt, 2007: 1) menyatakan bahwa kepekaan lembaga (organizational responsiveness) merupakan isu utama yang menentukan kesuksesan dalam berusaha. Selain itu, Kuratko et. Al (2001: 44) dan Liao et. Al. (2003) juga menyatakan bahwa kemampuan lembaga dalam menjawab perubahan lingkungan dunia luarnya merupakan faktor utama yang menentukan kinerja lembaga. Kepekaan organisasi membuat lembaga mampu mendeteksi secara dini perubahan pasar, merancang ulang proses transformasi yang selama ini telah berjalan dalam rangka memenuhi tuntutan pasar, berbagai informasi dengan dunia luar, mengambil keuntungan maksimal dari sistem informasi, dan lebih dahulu dalam mengadopsi proses dan produk teknologi baru dalam rangka memenangkan kompetisi. Maka dari itu, pemahaman kondisi lembaga dalam berkontribusi, mendukung, atau kemampuan merespon secara cepat dan efektif merupakan langkah kritis dalam rangka menyesuaikan dengan tuntutan lingkungannya ( Daft et al., 1988). Adapun nilai yang ditawarkan oleh TIK pada perguruan tinggi antara lain: (1) Pendaftaran secara online menggunakan website, sehingga calon mahasiswa di seluruh dunia dapatmelakukannya tanpa harus secara fisik datang ke perguruan tinggi yang bersangkutan; (2) FRS online yang memungkinkan administrasi pengambilan mata kuliah dilakukan dimanapun dengan menggunakan perangkat digital seperti komputer, PDA (Personal Digital Assistant), tablet PC, dan lain sebagainya; (3) Peserta didik (mahasiswa) dapat melihat nilai ujian maupun hasil akhir studi melalui internet atau perangkat telepon genggam yang dimilikinya; (4) Manajemen kelas mulai dari pengalokasian mata kuliah dan pengajar sampai dengan absensi mahasiswa dilakukan secara otomatis dengan menggunakan aplikasi khusus; (5) Sistem dokumentasi dan kearsipan yang tersimpan dalam format elektronik secara rapi dengan meggunakan perangkat aplikasi berbasis EDMS (Electronic Document Management System); (6) Pengelolaan sumber daya manusia yang terintegrasi menyangkut rekam data dan informasi mahasiswa, dosen, dan alumni; (7) Pustaka buku dan jurnal ilmiah yang dapat diakses dari manapun dan kapan pun (24 jam sehari, 7 hari seminggu); (8) Sistem informasi terpadu yang terkait dengan fungsi pemasaran, administrasi, sumber daya manusia, keuangan dan akuntansi, pengelolaan aset, dan alin sebagainya; (9) Administrasi terpadu antar perguruan tinggi agar mahasiswa dapat mengambil mata kuliah antar fakultas maupun antar perguruan tinggi yang berbeda; (10) Aplikasi pelaksanaan riset dan pelayanan masyarakat yang dimulai dari proses pengajuan proposal sampai dengan evaluasi hasil kajian maupun pelaksanaan program terkait; (11) Perangkat lunak untuk mengatur sistem penjenjangan karir karyawan maupun kepangkatan dosen; (12) Portal informasi yang yang memudahkan para civitas akademik perguruan tinggi mencari berbagai data dan informasi penting di perguruan tinggi maupun pada institusi mitra lainnya; dan (13) Alat penunjang mahasiswa dalam membuat dan mengevaluasi rencana studinya dan lain sebagainya.

 

                                                                                                                                                                                               

			administrasi

 

                        T                                                                                             Y

T

 

Ujian Tengah Semester

                                                                                                                            Y

 

                                                      

KEKURANGAN:

Kesulitan yang sering terjadi pada bagian internal perguruan tinggi adalah banyaknya pengolahan data yang memerlukan pengolahan dalam waktu yang relative singkat. Sebagai contoh antara pengolahan data mahasiswa yang mengambil mata kuliah dan kelas yang dengan pengajar dosen. Pada data-data diatas akan di dapat data-data transaksi berupa, data absensi, data mata kuliah, data transkrip nilai, data jadwal ujian, data biaya pembayaran ( status pembayaran mahasiswa ), data dosen beserta atribut data gaji yang merupakan bagian dari sistem keuangan yang diterapkan pada sisi keuangan.

KELEBIHAN:

1. Meningkatkan Kinerja : SIA mampu memberikan informasi yang realtime dengan waktu respon interaktif yang cepat untuk kebutuhan banyak user
2. Mudah Disesuaikan: Modul SIAK yang ada dapat di sesuaikan dengan kebutuhan dan persyaratan yang beragam dari masing-masing perguruan tinggi
3. Arsitektur Terbuka (Modular & Scalable): Aplikasi SIAK dibangun dengan Arsitektur Terbuka sehingga memungkinkan untuk peningkatan fleksibilitas dan perkembangan teknologi kedepan.
4. Integrasi Mudah: Aplikasi SIAK yang ada mengintegrasikan seluruh proses bisnis utama yang ada di perguruan tinggi yang dapat di akses dari seluruh titik yang ada di dalam (intranet) dan dari luar (internet).
5. Penerapan dan Pemiliharaan Relatif Mudah: Aplikasi SIAK tidak menerapkan skema lisensi sehingga dapat digunakan oleh banyak user. Karena sifatnya adalah aplikasi client-server maka tidak perlu ada aplikasi yang harus diinstall di PC user, hal ini sangat memudahkan pemeliharaan dan sangat minimal terkena resiko crash atau terkena virus.
6. Aman dan Handal: Aplikasi SIAK mengunakan keamanan berlapis, mulai dari proteksi di sistem operasi server, database dan aplikasi itu sendiri. Setiap user yang akan mengakses suatu modul SIAK di berikan user login dan password sesuai dengan kewenangan masing - masing.

KESIMPULAN:

Sistem Informasi Akademik merupakan sebuah aplikasi yang mengintegrasikan seluruh proses inti sebuah bisnis pendidikan ke dalam sebuah sistem informasi yang didukung oleh teknologi terkini. Dengan penerapan SIA akan mempengaruhi mutu layanan secara keseluruhan, yaitu layanan yang berhubungan dengan pihak-pihak di luar lembaga pendidikan (Front Office) dan satu lagi tentunya layanan yang berhubungan dengan intern lembaga pendidikan itu sendiri (Back Office).
Aplikasi Sistem Informasi Akademik merupakan sebuah aplikasinya menggunakan web sebagai antar muka penggunanya. Diharapkan dengan ini maka aplikasi ini dapat diakses kapan saja, di mana saja, implementasinya relatif murah dan tentunya mudah digunakan.