SOFTSKILL 1 (ORGANISASI & METODE)

1.     Pengertian Organisasi dan Metode

Istilah organisasi berasal dari kata organon/bahasa yunani. Yang berarti alat, tools. Desain organisasi (organizational design) merupakan proses memilih dan mengimplementasikan struktur yang terbaik untuk mengelola sumber-sumber untuk mencapai tujuan.

Organisasi adalah sekelompok orang (dua atau lebih) yang secara formal dipersatukan dalam suatu kerjasama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Methode berasal dari Bahasa Yunani “Methodos’’ yang berarti cara atau jalan yang ditempuh. Sehubungan dengan upaya ilmiah,maka metode menyangkut masalah cara kerja untuk dapat memahami objek yang menjadi sasaran ilmu yang bersangkutan. Fungsi metode berarti sebagai alat untuk mencapai tujuan.

Pengetahuan tentang metode-metode mengajar sangat di perlukan oleh para pendidik, sebab berhasil atau tidaknya siswa belajar sangat bergantung pada tepat atau tidaknya metode mengajar yang digunakan oleh guru. Metode adalah suatu cara yang menjadi pasti untuk mengerjakan atau meyelesaikan suatu pekerjaan. Jadi metode kerja atau cara kerja di dalam kantor sangat menentukan efisiensi kerja.

Pengertian organisasi dan metode secara lengkap adalah :
Rangkaian proses kegiatan yang harus dilakukan untuk meningkatkan kegunaan segala sumber dan faktor yang menentukan bagi berhasilnya proses manajemen terutama dengan memperhatikan fungsi dan dinamika organisasi atau birokrasi dalam rangka mencapai tujuan yang sah ditetapkan

2.     Sejarah Organisasi

Terdapat beberapa teori dan perspektif mengenai organisasi, ada yang cocok sama satu sama lain, dan ada pula yang berbeda. Organisasi pada dasarnya digunakan sebagai tempat atau wadah dimana orang-orang berkumpul, bekerjasama secara rasional dan sistematis, terencana, terorganisasi, terpimpin dan terkendali, dalam memanfaatkan sumber daya (uang, material, mesin, metode, lingkungan), sarana-parasarana, data, dan lain sebagainya yang digunakan secara efisien dan efektif untuk mencapai tujuan organisasi.

Menurut para ahli terdapat beberapa pengertian organisasi sebagai berikut :

·         Stoner mengatakan bahwa organisasi adalah suatu pola hubungan-hubungan yang melalui mana orang-orang di bawah pengarahan atasan mengejar tujuan bersama.

·         James D. Mooney mengemukakan bahwa organisasi adalah bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama.

·         Chester I. Bernard berpendapat bahwa organisasi adalah merupakan suatu sistem aktivitas kerja sama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih.

·         Stephen P. Robbins menyatakan bahwa Organisasi adalah kesatuan (entity) sosial yang dikoordinasikan secara sadar, dengan sebuah batasan yang relatif dapat diidentifikasi, yang bekerja atas dasar yang relatif terus menerus untuk mencapai suatu tujuan bersama atau sekelompok tujuan.

Sebuah organisasi dapat terbentuk karena dipengaruhi oleh beberapa aspek seperti penyatuan visi dan misi serta tujuan yang sama dengan perwujudan eksistensi sekelompok orang tersebut terhadap masyarakat. Organisasi yang dianggap baik adalah organisasi yang dapat diakui keberadaannya oleh masyarakat disekitarnya, karena memberikan kontribusi seperti,  pengambilan sumber daya manusia dalam masyarakat sebagai anggota-anggotanya sehingga menekan angka pengangguran.

Orang-orang yang ada di dalam suatu organisasi mempunyai suatu keterkaitan yang terus menerus. Rasa keterkaitan ini, bukan berarti keanggotaan seumur hidup. Akan tetapi sebaliknya, organisasi menghadapi perubahan yang konstan di dalam keanggotaan mereka, meskipun pada saat mereka menjadi anggota, orang-orang dalam organisasi berpartisipasi secara relatif teratur.

Partisipasi

Dalam berorganisasi setiap individu dapat berinteraksi dengan semua struktur yang terkait baik itu secara langsung maupun secara tidak langsung kepada organisasi yang mereka pilih. Agar dapat berinteraksi secara efektif setiap individu bisa berpartisipasi pada organisasi yang bersangkutan. Dengan berpartisipasi setiap individu dapat lebih mengetahui hal-hal apa saja yang harus dilakukan.

Pada dasarnya partisipasi didefinisikan sebagai keterlibatan mental atau pikiran dan emosi atau perasaan seseorang di dalam situasi kelompok yang mendorongnya untuk memberikan sumbangan kepada kelompok dalam usaha mencapai tujuan.

Keterlibatan aktif dalam berpartisipasi, bukan hanya berarti keterlibatan jasmaniah semata. Partisipasi dapat diartikan sebagai keterlibatan mental, pikiran, dan emosi atau perasaan seseorang dalam situasi kelompok yang mendorongnya untuk memberikan sumbangan kepada kelompok dalam usaha mencapai tujuan serta turut bertanggung jawab terhadap usaha yang bersangkutan.

Unsur-unsur partisipasi

Menuruth Keith Davis ada tiga unsur penting partisipasi:

1.       Unsur pertama, bahwa partisipasi atau keikutsertaan sesungguhnya merupakan suatu keterlibatan mental dan perasaan, lebih daripada semata-mata atau hanya keterlibatan secara jasmaniah.

2.        Unsur kedua adalah kesediaan memberi sesuatu sumbangan kepada usaha mencapai tujuan kelompok. Ini berarti, bahwa terdapat rasa senang, kesukarelaan untuk membantu kelompok.

3.       Unsur ketiga adalah unsur tanggung jawab. Unsur tersebut merupakan segi yang menonjol dari rasa menjadi anggota. Hal ini diakui sebagai anggota artinya ada rasa “sense of belongingness”.

Jenis-jenis

Keith Davis juga mengemukakan jenis-jenis partisipasi, yaitu sebagai berikut:

1.            Pikiran (psychological participation)

2.            Tenaga (physical partisipation)

3.            Pikiran dan tenaga

4.            Keahlian

5.            Barang

6.            Uang

Syarat-syarat

Agar suatu partisipasi dalam organisasi dapat berjalan dengan efektif, membutuhkan persyaratan-persyaratan yang mutlak yaitu:

·         Waktu. Untuk dapat berpatisipasi diperlukan waktu, waktu yang dimaksudkan disini adalah untuk memahami pesan yang disampaikan oleh pemimpin. Pesan tersebut mengandung informasi mengenai apa dan bagaimana serta mengapa diperlukan peran serta.

·         Bilamana dalam kegiatan partisipasi ini diperlukan dana perangsang, hendaknya dibatasi seperlunya agar tidak menimbulkan kesan “memanjakan”, yang akan menimbulkan efek negative.

·         Subyek partisipasi hendaknya relevan atau berkaitan dengan organisasi dimana individu yang bersangkutan itu tergabung atau sesuatu yang menjadi perhatiannnya.

·         Partisipasi harus memiliki kemampuan untuk berpartisipasi, dalam arti kata yang bersangkutan memiliki luas lingkup pemikiran dan pengalaman yang sama dengan komunikator, dan kalupun belum ada, maka unsur-unsur itu ditumbuhkan oleh komunikator.

·         Partisipasi harus memiliki kemampuan untuk melakukan komunikasi timbal balik, misalnya menggunakan bahasa yang sama atau yang sama-sama dipahami, sehingga tercipta pertukaran pikiran yang efektif atau berhasil.

·         Para pihak yang bersangkutan bebas di dlam melaksanakan peran serta tersebut sesuai dengan persyaratan yang telah ditentukan.

·         Bila partisipasi diadakan untuk menentukan suatu kegiatan hendaknya didasarkan kepada kebebasan dalam kelompok, artinya tidak dilakukan pemaksaan atau penekanan yang dapat menimbulkan ketegangan atau gangguan dalam pikiran atau jiwa pihak-pihak yang bersangkutan. Hal ini didasarkan kepada prinsip bahwa partisipasi adalah bersifat persuasif.

Partisipasi dalam organisasi menekankan pada pembagian wewenang atau tugas-tugas dalam melaksanakan kegiatannya dengan maksud meningkatkan efektif tugas yang diberikan secara terstruktur dan lebih jelas.

Organisasi Formal meliputi :

1. Organisasi Olahraga

2. Organisasi Sekolah

3. Organisasi Negara

Organisasi Informal Meliputi :

1. Organisasi Politik

2. Organisasi Sosial

3. Organisasi Mahasiswa

            3.Desain Organisasi Formal dan Informal.

Desain organisasi menekankan pada sisi manajemen dari teori organisasi dengan mempertimbangkan konstruksi dan mengubah struktur organisasi untuk mencapai tujuan organisasi.

Pengertian / Definisi Organisasi Informal dan Organisasi Formal

1. Organisasi Formal
Organisasi formal adalah kumpulan dari dua orang atau lebih yang   mengikatkan diri dengan suatu tujuan bersama secara sadar serta dengan hubungan kerja yang rasional.
Contoh : Perseroan terbatas, Sekolah, Negara, dan lain sebagainya.

2. Organisasi Informal
Organisasi informal adalah kumpulan dari dua orang atau lebih yang telibat pada suatu aktifitas serta tujuan bersama yang tidak disadari.
Contoh : Arisan ibu-ibu sekampung, belajar bersama anak-anak sd, kemping ke gunung pangrango rame-rame dengan teman, dan lain-lain.

Salah satu bagian penting organisasi adalah pengelompokkan informal dan hubungan-hubungan pribadi yang dapat lebih berpengaruh dibanding dengan hubungan formal seperti yang ditunjukkan bagan organisasi.
Argiyris mengemukakan empat bidang utama dimana bidang organisasi formal dan informal berbeda :

1. Hubungan-hubungan antar pribadi. Hubungan-hubungan antar pribadi didalam organisasi formal digambarkan jelas, sedangkan dalam organisasi informal tergantung pada kebutuhan-kebutuhan mereka.

2. Kepemimpinan. Para pemimpin dirancang dan ditentukan dalam formal serta muncul dan dipilih dalam informal.

3. Pengendalian perilaku. Organisasi formal mengendalikan perilaku karyawan melalui penghargaan dan hukuman, sedangkan kelompok informal mengendalikan para anggota dengan pemenuhan kebutuhan.

4. Ketergantungan. Karena kapasitas pemimpin formal terletak pada penghargaan dan hukuman, bawahan-bawahan lebih tergantung dari pada para anggota suatu kelompok informal.
Walaupun ada perbedaan tersebut adalah suatu kesalahan bila menganggap kelompok formal dan informal sebagai dua kesatuan organisasi yang terpisah. Keduanya hidup bersama dan tidak dapat dipisahkan setiap organisasi formal selalu mempunyai organisasi informal dan setiap organisasi informal brkembang dalam berbagai tinkatan formal.

4.     Teory Organisasi

1.     Teori Organisasi Klasik

Teori ini biasa disebut teori tradisional atau disebut juga teori mesin. Berkembang mulai abad 19. Dalam teori ini organisasi digambarkan sebuah lembaga yang tersentralisasi dan tugas-tugasnya terspesialisasi serta memberikan petunjuk mekanistik structural yang kaku tidak mengandung kretifitas.

Definisi organisasi menurut teori ini adalah struktur hubungan, kekuasaan-kekuasaan, tujuan-tujuan, peranan-peranan, kegiatan-kegiatan, komunikasi dan faktor-faktor lain apabila orang bekerja sama.

Macam-macam teori klasik :

·         Teori birokrasi

Dikembangkan dari ilmu sosiologi dan dikemukakan oleh “Max Weber”. Istilah birokrasi berasal dari kata “legal rasional”. “Legal” disebabkan adanya wewenang dari seperangkat aturan prosedur dan peranan yang dirumuskan secara jelas. “Rasional” karena adanya penetapan tujuan yang ingin dicapai.

·         Teori administrasi

Teori ini dikembangkan oleh Henry Fayol, Lyndall Urwick dari Eropa, dan James D. Mooney, Allen Reily dari Amerika.

·         Manajemen ilmiah

Dikembangkan tahun 1900 oleh Frederick Winslow Taylor. Definisi manajemen ilmiah adalah penerapan metode ilmiah pada studi, analisa dan pemecahan masalah organisasi. Atau seperangkat mekanisme untuk meningkatkan efisiensi kerja.

2.    Teori neoklasik

Teori ini disebut juga dengan teori hubungan manusiawi. Teori ini muncul akibat ketidakpuasan dengan teori klasik dan merupakan penyempurnaan dari teori klasik. Teori menekankan pada pentingnya aspek psikologis dan sosial karyawan sebagai individu atau kelompok kerja.

3.    Teori modern

Teori ini muncul pada tahun 1950 sebagai akibat ketidakpuasan kedua teori sebelumnya yaitu klasik dan neoklasik. Teori ini sering disebut dengan teori analis sistem atau teori terbuka yang memadukan antara teori klasik dan teori neoklasik. Teori organisasi modern melihat bahwa semua unsure organisasi sebagai satu kesatuan yang saling bergantung dan tidak bisa dipisahkan. Organisasi bukan sistem tertutup yang berkaitan dengan lingkungan yang stabil tapi organisasi merupakan sistem terbuka yang berkaitan dengan lingkungan dan apabila ingin dapat bertahan hidup maka ia harus bisa beradaptasi dengan lingkungan.

5.     Hubungan Timbal-balik antara manajemen, Organisasi dan Tata Kerja.

Tata kerja atau metode adalah satu cara bagaimana (how) agar sumber-sumber dan waktu yang tersedia dan amat diperlukan dapat dimanfaatkan dengan tepat sehingga proses kegiatan manajemen dapat dilaksanakan dengan tepat pula.
Dengan tata kerja yang tepat mengandung arti bahwa proses kegiatan
pencapaian tujuan sudah dilakukan secara ilmiah dan praktis, di samping itu
pemakaian tata kerja yang tepat pada pokoknya ditujukan untuk :

a. Menghindari terjadinya pemborosan di dalam pendayagunaan sumber-sumber daya dan waktu yang tersedia
b. Menghindari kemacetan-kemacetan dan kesimpangsiuran dalam proses
pencapaian tujuan
c. Menjamin adanya pembagian kerja, waktu dan koordinasi yang tepat.

Jadi hubungan antara manajemen, organisasi dan tata kerja dapat dilukiskanseperti di bawah ini.
a. Manajemen : proses kegiatan pencapaian tujuan melalui kerja sama antar
manusia;
b. Organisasi : alat bagi pencapaian tujuan tersebut dan alat bagi
pengelompokkan kerja sama.
c. Tata Kerja : pola cara-cara bagaimana kegiatan dan kerja sama tersebut
harus dilaksanakan sehingga tujuan tercapai secara efisien.
Manajemen, organisasi dan tata kerja ketiganya diarahkan kepada tercapainya tujuan secara efisien.

6.     Fungsi satuan Organisasi dan Metode.

Organisasi adalah sekumpulan orang atau badan yang mempunyai tujuan yang sama.  Pandangan umum organisasi dibagi menjadi 3 bagian, yaitu:
a. Sebagai wadah : tempat dimana kegiatan manajemen dijalankan.
b. Sebagai proses : memperhatikan interaksi/kerja sama antar orang-orang yang menjadi anggota organisasi
    tersebut :
     1. hub. formal = hubungan yang ditetapkan secara resmi oleh top manajemen.
     2. hub. informal = mempunyai 3 peranan :
            1) sarana komunikasi.
            2) mengatur jalannya kerja                                             
            3) kebebasan bertindak oleh anggota organisasi tersebut.
c. Sebagai sistem :
1. sistem sosial (antar sesama manusia).
2. sistem fungsional (antar fungsi-fungsi yang dikaitkan secara tertentu dan integral untuk
     tercapainya suatu tujuan).
3. sistem komunikasi (sistem tata saluran/arus informasi dalam organisasi).

Pengertian organisasi dan metode (secara lengkap) adalah rangkaian proses kegiatan yang harus dilakukan untuk meningkatkan kegunaan segala sumber dan faktor yang menentukan bagi berhasilnya proses manajemen terutama dengan memperhatikan fungsi dan dinamika organisasi atau birokrasi dalam rangka mencapai tujuan yang sudah ditetapkan.

Dari pengertian tersebut terkandung beberapa maksud yaitu :

1.      Organisasi dan metode merupakan kunci atau syarat pelaksanaan kerja yang  setepat-tepatnya,

2.      Organisasi dan metode penting bagi kegiatan manajemen,

1.      Organisasi dan metode dapat memanfaatkan sumber-sumber dan waktu yang tersedia, dan

2.      Organisasi dan metode berguna dalam meningkatkan efisiensi kerja untuk mencapai tujuan.

Dari uraian di atas terlihat jelas betapa eratnya hubungan antara manajemen, organisasi dan metode, bahkan sepertinya dapat dikatakan bahwa organisasi dan metode merupakan salah satu bidang pengkhususan dari manajemen.